27.04.2011
Zeitschriften

Drei Fragen an...

Der Gewinn liegt im Einkauf. Aufgrund dieser alten Kaufmannsweisheit kommen nicht nur zur Optimierung der firmeninternen Beschaffungsprozesse verstärkt Software-Systeme zum Einsatz, sondern auch bei der Auswahl von Lieferanten und zur Kommunikation mit ihnen.


Dr. Holger Hildebrandt, Hauptgeschäftsführer Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), Frankfurt

Die Rede ist von E-Procurement und Supply Chain Sourcing, von elektronischen Marktplätzen oder B2B-Portalen mit elektronischen Katalogen.

E-Procurement erspart den Ausdruck von Bestellungen auf Papier, das dann irgendwie dem Lieferanten übermittelt und dort wieder in das Lieferantensystem eingegeben wird. Auf diese Weise erspart es auch die dafür nötige Zeit und eliminiert die damit verbundenen Fehlerquellen. Weiterer Vorteil: Die Verfügbarkeit bestellter Ware lässt sich direkt prüfen, um zu entscheiden, ob ein Ersatzprodukt ausgewählt, der Liefertermin verschoben oder ein anderer Lieferant beauftragt werden sollte.

Abhängig davon, wo der Nutzen überwiegt, ist die Rede von Buy- oder Sell-Side-Procurement. Ein großer Nutzen bietet sich für den Käufer, weil der Bestellvorgang automatisiert wird, weshalb die Handelskonzerne oder die Automobilhersteller ihre Lieferanten – großteils sogar über dedizierte EDI-Systeme – sehr eng in die Bestellprozesse integriert haben. Die Lieferanten werden zu erheblichen Investitionen in die Technik gezwungen, weil sie sonst aus dem Geschäft sind.

Bei Sell-Side-Procurement gibt der Lieferant die Technik vor – und bietet oft ein vereinfachtes System an, um die Kunden zur Teilnahme zu motivieren; im Fall von Web-EDI genügt ein PC mit Browser. Auch Marktplatzsysteme, deren Betreiber zum Beispiel Branchenverbände oder Joint Ventures interessierter Unternehmen sind, bieten genormte Schnittstellen zum elektronischen Datenaustausch zwischen Lieferant und Kunde. Allerdings kostet die Nutzung in der Regel Geld. Oft fallen neben Grundgebühren weitere Kosten an, z.B. für die Transaktionen oder für Zusatzdienste wie das Signieren von Rechnungen oder das Aktualisieren elektronischer Kataloge. Vor diesem Hintergrund beziehen zwei Experten in IT-MITTELSTAND Stellung zu Fragen rund um das E-Procurement im Mittelstand.

ITM: Was bringt eine moderne Software für die elektronische Beschaffung als Hauptnutzen für einen Mittelständler – neben der Unterstützung des Einkaufs durch Automation der operativen Abwicklung z.B. mittels elektronischer Kataloge?
Dr. Holger Hildebrandt
(Hauptgeschäftsführer Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), Frankfurt): Die boomende Konjunktur bestärkt auch Mittelständler, auf elektronische Lösungen zur Optimierung ihrer Geschäftsabläufe zurückzugreifen. Zunehmend gefragt sind Tools zur Pflege von Lieferanteninformationen. Um die Versorgungssicherheit der eigenen Produktion zu gewährleisten, müssen Unternehmen ihre Lieferanten schnell und zuverlässig auf Risiken überprüfen. Tools für Lieferantenmanagement sind deshalb auf einem guten Weg, sich langfristig wie Katalogsysteme in der Breite zu etablieren. Zudem senken Unternehmen ihre Prozesskosten durch den Einsatz von E-Lösungen beträchtlich: Bei Katalogsystemen sind es durchschnittlich 25 Prozent, bei Ausschreibungs-
lösungen zehn Prozent und bei Auktionslösungen immerhin fünf Prozent. Das geht aus den aktuellen Ergebnissen des jährlich erhobenen BME-Stimmungs-
barometers „Elektronische Beschaffung“ hervor.

Allerdings ist die Nutzungsintensität der verwendeten Systeme bei weitem noch nicht ausgereizt. E-Tools müssten nach ihrer erfolgreichen Einführung im Unternehmen kontinuierlich gepflegt, weiterentwickelt und ausgebaut werden. Hier besteht – gerade für Mittelständler – noch erhebliches Optimierungspotential.

Falk Neubert (Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwendungen Osnabrück (RECO) im Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr und Lehrbeauftragter an der Universität Osnabrück): Unternehmen können durch die Nutzung der elektronischen Beschaffung ihre Prozesskosten stark senken und damit Wettbewerbsvorteile erzielen. Besonders die manuelle Erfassung von Lieferantendaten oder die Überprüfung der Verfügbarkeit sind zeitaufwendige Vorgänge, die durch IT-Systeme automatisiert werden können. Die schnelle und somit kostengünstige Abwicklung von Beschaffungsvorgängen stellt einen Hauptnutzen der elektronischen Beschaffung dar.

Neben der Senkung der Prozesskosten ergeben sich weitere Vorteile in der organisatorischen Neuausrichtung der Beschaffungsprozesse. So kann durch die Nutzung von elektronischen Katalogen die Bedarfsanforderung dezentralisiert werden. Dies wird hauptsächlich für die Beschaffung von sogenannten C-Artikeln genutzt, also Artikel mit geringem Warenwert und hoher Bestellfrequenz. Die Nutzung elektronischer Marktplätze erhöht auch die Chance, neue zuverlässige Lieferanten kennenzulernen. Unternehmen sprechen häufig von Lieferantenkonzentration und vergessen dabei, dass die vorhandene Lieferantenstruktur nicht unbedingt die optimale Lösung darstellen muss.

--seitenumbruch--

(Fortsetzung)

ITM: Unter welchen Voraussetzungen machen im Mittelstand auch Marktplatzsysteme für die elektronische Beschaffung Sinn?
Neubert
: Zunehmend nutzen Unternehmen die Möglichkeit, ihren Bedarf über elektronische Marktplätze oder Portalseiten zu decken. Unternehmer erhoffen sich die Senkung ihrer Beschaffungskosten und eine verbesserte Verfügbarkeit der benötigten Waren. Ob sich die erhofften Einsparungspotentiale auch einstellen, hängt unmittelbar an den Voraussetzungen, die von den Unternehmen erfüllt sein müssen. Eine wesentliche Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von elektronischen Marktplätzen ist die Kenntnis über die eigenen Beschaffungsprozesse:

■ Welche Artikel werden zu welchen Konditionen eingekauft?
■ Welche Artikel sind als A-, B- oder C-Artikel einzustufen?
■ Wie sieht der Bedarf des jeweiligen Artikels aus?
■ Handelt es sich um Artikel mit einem kontinuierlichen Bedarf oder
unterliegt der Artikel saisonalen Schwankungen?
■ Wurde der Artikel nur auftragsbezogen beschafft?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann die Auswahl eines passenden Marktplatzes erfolgen. Nennenswerte Prozesskosteneinsparungen ergeben sich häufig bei C-Artikeln mit einem regelmäßigen Bedarf.

Neben dem Wertanteil und der Beschaffungshäufigkeit stellt der Grad der Standardisierung einen weiteren Faktor für eine erfolgreiche Nutzung von Marktplätzen dar. Es ist selbsterklärend, dass mit steigendem Erklärungsbedarf der
Artikel oder Dienstleistungen die automatisierte Nutzung von Marktplätzen schwieriger wird. Auch hier sollten sich Unternehmen genau überlegen, ob sich die Einsparungspotenziale noch einstellen, wenn der Erklärungsbedarf sehr hoch ist.
Nicht zuletzt muss der Marktplatz mit seiner Funktionalität auch zum Unternehmen passen. Hier sollten die Unternehmen auf eine möglichst vollständige Abdeckung ihrer Anforderungen achten.

Hildebrandt: Das aktuelle BME-Stimmungsbarometer belegt: Während 48 Prozent der Konzerne elektronisch ausschreiben bzw. 37 Prozent E-Auktionen nutzen, tun dies im Mittelstand nur 28 Prozent bzw. 16 Prozent. Der Nachholbedarf bei den Mittelständlern ist damit weiter groß.

In einigen Unternehmen findet die Auswahl geeigneter Supplier noch unstrukturiert statt. Die Entscheidungsträger kontaktieren meist Lieferanten, zu denen bereits Geschäftsbeziehungen bestehen. Auf diesem Weg den besten Partner zu finden, erweist sich als schwierig. Vor diesem Hintergrund bieten insbesondere E-Auktionen erhebliche Potentiale.

Durch E-Auktionen können auch Lieferanten in die Ausschreibung einbezogen werden, deren Existenz bis dato unbekannt war. Erheblichen Einfluss auf den Erfolg von E-Auktionen nimmt allerdings die Qualität der zur Verfügung stehenden Daten ein. E-Auktionen eignen sich besonders, wenn das ausschreibende Unternehmen über eine gute Datenbasis verfügt. Ist die Datenqualität hingegen mangelhaft, können E-Auktionen ihre Vorteile gegenüber der klassischen, schriftlichen Ausschreibung nicht ausspielen. 

ITM: Welche Auswirkungen wird das jüngst verabschiedete Steuervereinfachungsgesetz auf die elektronische Beschaffung haben,
insbesondere mit Blick auf den Austausch elektronischer Bestellungen und Rechnungen?
Hildebrandt:
Der BME begrüßt die Verabschiedung des neuen Steuervereinfachungsgesetzes. Das Gesetz ist der Durchbruch für die elektronische Rechnungsstellung. Wesentlicher Vorteil für Global Player und Mittelstand: Elektronische Rechnungen werden künftig wie Papierrechnungen behandelt.
Das heißt: Die Firmen können elektronische Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, nun beispielsweise ohne Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens versenden und empfangen. Somit sind keine aufwendigen elektronischen Verfahren mehr notwendig, um Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten.

Hiervon profitieren insbesondere auch Mittelständler, die dank der Neuregelung ihren Erklärungs- und Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Künftig müssen Beschaffungsentscheider weniger Zeit für operative Tätigkeiten aufwenden und können stattdessen ihre hinzugewonnenen Kapazitäten für strategische Aufgaben gewinnbringend einsetzen.

Neubert:
Eine wesentliche Verbesserung ergibt sich beim Versand von elektro-
nischen Rechnungen. Hier hat der Gesetzgeber die Anerkennung der elektronischen Rechnung ohne digitale Signatur zugelassen. Allerdings gilt weiterhin die Pflicht, Rechnungen rechtskonform zu speichern. Das einfache Abspeichern der E-Mail oder des PDF-Dokumentes reicht hier nicht aus.

Unternehmen sollten sich mit Archivierungslösungen auseinandersetzen, und die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechend abspeichern. Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, steht dem Versand der elektronischen Rechnung nichts im Wege.


Aktuelle Ausgabe

Titelinterview: Webbasiertes ERP-System
mit Markus Hirth, John GmbH

Video-überwachungstechnik
IT-Sicherheit auf dem Firmengelände

IT-Virtualisierung
Welche Virtualisierungslösungen im Mittelstand?

Neue Wege des Arbeitens

Windows 8
Mit mehr Sicherheit besser - und flexibler

Das neue Office
Immer und überall produktiv

Internet Explorer
Der Webbrowser rückt in den Fokus

Interview mit Markus Hirth, Leiter IT und Controlling der John GmbH.

Im Interview mit Markus Hirth, Leiter IT und Controlling der John GmbH. Der Produzent von PVC-Bällen setzt seit langem auf ein webbasiertes ERP-System...mehr lesen »

IT Mittelstand Newsletter
IT-Sicherheit: Moderne Videoüberwachung

Es tut sich was in Sachen Videoüberwachung auf dem Firmengelände: Neue Analysefunktionen, integrierte Sabotageerkennung und Software-Tools, die datenschutzrelevante Themen wie die Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz auf technischer Ebene verhindern. Doch bevor ein System ausgewählt und Kamerastandorte bestimmt werden, muss die „Hürde“ Betriebsrat genommen werden...mehr lesen »