24.04.2012
Interview, Dokumentenmanagement

Klaus Tenderich, Basware

„DMS ist ein breites Feld“

Interview mit Klaus Tenderich, Director Automation Services bei der Basware GmbH


„Im Gegensatz zu Inhouse-Lösungen, die jahrelang unverändert im Einsatz sind, befindet sich eine Lösung in der Wolke permanent auf dem neuesten Stand“, bemerkt Klaus Tenderich, Director Automation Services bei der Basware GmbH.

ITM: Herr Tenderich, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Klaus Tenderich:
Der Mittelstand strebt nach Internationalisierung. Daraus ergeben sich komplexere Finanzprozesse bei gleichzeitig höheren Anforderungen an die Prozessautomatisierung. Das lässt sich nur mit elektronischen Lösungen bewerkstelligen – die Nachfrage steigt rapide.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Tenderich:
Das kommt auf die Größe des Unternehmens an, weil dadurch die Menge der im Umlauf befindlichen Dokumente wie etwa Rechnungen beeinflusst wird. Allerdings können heute auch KMU von der Prozessautomatisierung profitieren. Dank Cloud-Technologien ist keine teure und aufwändige interne IT-Infrastruktur mehr notwendig.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Tenderich:
Der Mittelstand hat durchaus verstanden, dass Cloud und Software as a Service (SaaS) nun nicht mehr nur Konzernsache sind. Außerdem drängen große Lieferanten und Kunden immer mehr darauf, gemeinsame elektronische Plattformen für den Dokumentenaustausch zu nutzen. Lösungen für die automatisierte Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten erfreuen sich immer größerer Nachfrage.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet? Wie geht er vor?
Tenderich:
DMS ist ein breites Feld. Unternehmen sollten es vor allem prozessorientiert verstehen: Welcher Ablauf soll optimiert werden? Davon hängt das weitere Vorgehen ab. Wenn es um rechnungsbezogene Prozesse geht, stellt sich die Frage, wie komplex diese Prozesse aus quantitativer und qualitativer Sicht sind. Daraus lässt sich ableiten, ob nur ein Teil oder die gesamte Rechnungsbearbeitung automatisiert werden soll.

ITM: Wie schätzen Sie konkret den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Tenderich:
Cloud Computing und Mobility werden vor allem bei den nicht unternehmenskritischen Prozessen eine hohe Bedeutung einnehmen. Plattformen, die außerdem für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets optimiert sind, finden schon heute beim Mittelstand großen Anklang.

ITM: Welchen Nutzen kann ein mittelständisches Unternehmen daraus ziehen, seine Dateien und Dokumente in die Wolke auszulagern, anstatt auf eine Inhouse-Lösung zu setzen?
Tenderich:
Der Einstieg in die Technologie ist mit geringen Investitionen in Hardware und Software verbunden. Das „Pay as you go“-Prinzip ermöglicht flexiblere Vertragsmodelle und die Cloud ist besser skalierbar. Im Gegensatz zu Inhouse-Lösungen, die jahrelang unverändert im Einsatz sind, befindet sich außerdem eine Lösung in der Wolke permanent auf dem neuesten Stand. Auch die Datensicherheit hat eine hohe Bedeutung: Die Daten sind extern in spezialisierte Rechenzentren ausgelagert und professionell gesichert.

ITM: Welche Problematiken gehen mit einer Auslagerung einher a) aus kaufmännischer, b) organisatorischer, c) rechtlicher und d) technischer Sicht?
Tenderich:
Das Schlagwort lautet SLAs: Sind die Service Level Agreements auf den betrachteten Prozess ausgerichtet? Finanzdaten etwa sollten mindestens tagesaktuell im System abgebildet sein. Um eine funktionierende Organisation zu realisieren und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, ist Prozessdokumentation besonders wichtig. Der Anwender lagert Prozesse zwar aus, ist für diese aber trotzdem verantwortlich. Renommierte Dienstleister helfen dabei, diese Abläufe sauber aufzusetzen.

ITM: Wie räumen Sie mögliche Bedenken der Anwender aus?
Tenderich:
Anwender sorgen sich oft um ihre Daten – deshalb ist es umso wichtiger, sich einen Anbieter zu suchen, der das nötige technologische und prozessbezogene Know-how hat und vereinbarte SLAs erfüllt. Eine lückenlose Prozessdokumentation sorgt dabei für Transparenz und Sicherheit.

ITM: Welche Vertragslaufzeiten sind regulär? Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
Tenderich:
Zwölf bis 36 Monate Vertragslaufzeit sind die Regel. Abrechnungsmodelle, die sich durchgesetzt haben, sind Preis pro Transaktion, pro Monat oder pro User. Hinzu kommt in der Regel eine einmalige Set-up-Fee. Welche Modelle sinnvoll sind, hängt von der eingesetzten Lösung und dem Anwenderunternehmen ab.

ITM: Wie gestaltet sich ein Ausstieg aus der Wolke mit sämtlichen Dateien und Dokumenten? Welche Probleme kann es hierbei geben?
Tenderich:
Bei Vertragsende können dann Fragen um den Datenverbleib auftauchen, wenn das Geschäftsverhältnis nicht gleich zu Beginn klar definiert wurde. Um das zu vermeiden, sollte der Kunde am Anfang mit dem Anbieter klären, was passiert, wenn das Vertragsverhältnis endet. Erhalte ich z.B. alle meine Daten lückenlos innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zurück und wird der Dienstleister diese dann wiederum bei sich löschen?

ITM: In welchen Fällen kann der Anwender Schadensersatzansprüche stellen?
Tenderich:
Die Anbieter müssen vertrags- und gesetzkonform mit den Daten umgehen. Es müssen also einerseits SLAs und andererseits Vorschriften, etwa des Bundesdatenschutzgesetzes, eingehalten werden. Ist das nicht der Fall, ergeben sich rechtliche Konsequenzen – ob Schadensersatz möglich ist, muss der Einzelfall zeigen.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Tenderich:
Der Mittelstand denkt mehr und mehr prozessbezogen: Er will Komplexität auslagern und möchte sich weniger mit den eigentlichen Lösungen auseinandersetzen. Auch Nutzeroberflächen sind davon betroffen: Anwender fordern Interfaces ein, die sich an der Eingängigkeit von Consumer-Applikationen orientieren. Anbieter von Cloud-Services müssen sich daran ausrichten.


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