10.10.2012
De-Mail
Von: Angela Grossmann

De-Mail als Alternative

Digitales Pendant zum Brief

De-Mail kommt. Mit dem neuen Dienst versenden Unternehmen ihre Geschäftspost künftig sicher und nachweisbar elektronisch über das Internet. Das spart Zeit und Geld – und verbessert den Kundenservice.


Nach einer einfachen Implementierung des neuen Dienstes kann der Anwender De-Mail sofort nutzen.

2010 wurden nach Angaben der Bundesnetzagentur 16,4 Mrd. lizenzpflichtige Sendungen, also Briefe bis zu 1.000 Gramm, verschickt. Den Löwenanteil davon macht Geschäftspost aus, die Unternehmen an Kunden, Partner und Mitarbeiter verschicken. Viele, besonders vertrauliche oder zeitkritische Dokumente erfordern den Briefpostweg; ein Versand über herkömmliche E-Mail wäre zu unsicher. Bislang hieß das für mittelständische Unternehmen: hohe Kosten für Papier, Druck und Versand, viel Aufwand und lange Reaktionszeiten.

Eine Alternative zum Brief ist der neue De-Mail-Dienst. Künftig ermöglicht er Unternehmen den sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Versand von Geschäftspost im Internet. Egal ob Angebote, Rechnungen, Mahnungen oder Vertragsänderungen: Einen Teil ihrer schriftlichen Kommunikation zu Geschäftspartnern oder Kunden wickeln Unternehmen dann digital über verschlüsselte Transportwege ab. Auch interne Mitarbeiterdokumente wie z.B. Gehaltsabrechnungen lassen sich künftig über De-Mail versenden.
Rechtlich fundiert ist der Dienst durch das De-Mail-Gesetz, das im Mai 2011 in Kraft getreten ist. Es sieht einen definierten Zertifizierungsprozess für künftige De-Mail-Provider vor, damit kritische Aspekte wie Sicherheit und Datenschutz gewährleistet sind. Die Telekom hat im März 2012 das Zertifikat des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) als akkreditierter De-Mail-Dienste-Anbieter erhalten.

Nachweisbar kommunizieren

Ein entscheidender Vorteil des Dienstes ist die Nachweisbarkeit. Dazu wird vorausgesetzt, dass sich jeder De-Mail-Anwender im Vorfeld eindeutig registrieren und identifizieren muss. Privatpersonen legen dazu z.B. ihren Personalausweis oder den Reisepass mit Melde­bestätigung vor, Firmen einen Handelsregisterauszug. Erst wenn der De-Mail-Provider die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben geprüft hat, erhält der User Zugang zu seinem Account. Praktisch für Unternehmen: Sie müssen nicht jeden Mitarbeiter einzeln anmelden. Es genügt, wenn sich die juristische Person einmalig identifiziert. Anschließend können alle frei geschalteten Mitarbeiter oder Abteilungen den Dienst über das Unternehmens-, verschiedene Funktions- oder einzelne Mitarbeiterpostfächer nutzen.

„Um nachzuweisen, dass ein bestimmtes Dokument versendet und beim gewünschten Empfänger angekommen ist, fordert der Sender einfach eine Bestätigung beim Anbieter an“, erklärt Dr. Frank Wermeyer, Geschäftsverantwortlicher für De-Mail bei der Deutschen Telekom. „Gerade bei Dokumenten mit Antwortfrist oder im Streitfall ist das wichtig.“

Reduktion des ökologischen Fußabdrucks

Nach der Implementierung des neuen Dienstes – kleinere Firmen und Privatkunden greifen per Webbrowser auf das De-Mail-Postfach zu, bei größeren Unternehmen kommen entsprechende Gateways als zentrale Eingangstore zum Einsatz – kann der Anwender De-Mail nutzen. Und damit nicht nur schneller arbeiten, sondern auch sparen. Denn beim elektronischen Versand entfallen Kosten für Druck, Briefbogen und -umschlag, auch die Gebühren sind geringer. Die Telekom hält in der Einführungsphase bis Dezember 2012 zudem spezielle Angebote für Firmen bereit: So entfällt bei Buchung des webbasierten Produktes Business De-Mail 50 für sechs Monate der monatliche Grundpreis. 50 Standard-De-Mails pro Monat sind in diesem Paket inklusive.

Auch aus ökologischer Sicht kommt der neue Dienst gut weg. Der Anbieter hat gemeinsam mit dem Öko-Institut e.V. aus Freiburg die Umweltwirkung von De-Mail im Vergleich zum Brief untersucht. Das Ergebnis: Durch den digitalen Versand lassen sich 77 Prozent der CO2-Emissionen, die durch den konventionellen Briefversand entstehen, einsparen. Auf das Jahr 2013 bezogen entspricht dies 25.801 Tonnen Kohlendioxid (CO2). Durch die Nutzung von De-Mail können im Jahr 2013 rund 2,55 Mrd. Blatt Papier wegfallen. So können Unternehmen mit De-Mail ihren ökologischen Fußabdruck reduzieren.


Bildquelle: © Deutsche Telekom


Aktuelle Ausgabe

Titelinterview: ERP-System-Einführung
mit Philipp Hess und
Dr. Ralf Kampker von der Hans Hess Autoteile GmbH

Industrie 4.0 im Mittelstand
Gut vernetzt in die Zukunft

Neue Wege des Arbeitens

Windows 8
Mit mehr Sicherheit besser - und flexibler

Das neue Office
Immer und überall produktiv

Internet Explorer
Der Webbrowser rückt in den Fokus

Top-Jobs auf IT-MITTELSTAND

Interview mit Philipp Hess (re.), Geschäftsführer des Kölner Familienunternehmens Hess Autoteile, und Dr. Ralf Kampker, verantwortlich für IT-Projekte bei dem Mittelständler

Im Interview berichten Philipp Hess (re.), Geschäftsführer des Kölner Familienunternehmens Hess Autoteile, und Dr. Ralf Kampker, verantwortlich für IT-Projekte bei dem Mittelständler, über die Implementierung einer SAP-Branchensoftware. Die neue ERP-Lösung sollte dem raschen Unternehmenswachstum begegnen und interne Prozesse beschleunigen...mehr lesen »

IT Mittelstand Newsletter
Industrie 4.0: Vernetzte Produktionsprozesse

Industrie 4.0 ist ein Schlagwort, die Vision dahinter ist mitunter nicht ganz so eingängig. Folgender Definitionsversuch trifft es relativ gut:
Industrie 4.0 bedeutet die konsequente industrielle Automation unter Einbindung aller relevanten Informationen, die über weltweite, offene Netze zur Verfügung stehen. Doch auch der Mensch soll wohl Teil der modernen Produktionsprozesse bleiben...mehr lesen »