10.10.2012
De-Mail
Von: Angela Grossmann

De-Mail als Alternative

Digitales Pendant zum Brief

De-Mail kommt. Mit dem neuen Dienst versenden Unternehmen ihre Geschäftspost künftig sicher und nachweisbar elektronisch über das Internet. Das spart Zeit und Geld – und verbessert den Kundenservice.


Nach einer einfachen Implementierung des neuen Dienstes kann der Anwender De-Mail sofort nutzen.

2010 wurden nach Angaben der Bundesnetzagentur 16,4 Mrd. lizenzpflichtige Sendungen, also Briefe bis zu 1.000 Gramm, verschickt. Den Löwenanteil davon macht Geschäftspost aus, die Unternehmen an Kunden, Partner und Mitarbeiter verschicken. Viele, besonders vertrauliche oder zeitkritische Dokumente erfordern den Briefpostweg; ein Versand über herkömmliche E-Mail wäre zu unsicher. Bislang hieß das für mittelständische Unternehmen: hohe Kosten für Papier, Druck und Versand, viel Aufwand und lange Reaktionszeiten.

Eine Alternative zum Brief ist der neue De-Mail-Dienst. Künftig ermöglicht er Unternehmen den sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Versand von Geschäftspost im Internet. Egal ob Angebote, Rechnungen, Mahnungen oder Vertragsänderungen: Einen Teil ihrer schriftlichen Kommunikation zu Geschäftspartnern oder Kunden wickeln Unternehmen dann digital über verschlüsselte Transportwege ab. Auch interne Mitarbeiterdokumente wie z.B. Gehaltsabrechnungen lassen sich künftig über De-Mail versenden.
Rechtlich fundiert ist der Dienst durch das De-Mail-Gesetz, das im Mai 2011 in Kraft getreten ist. Es sieht einen definierten Zertifizierungsprozess für künftige De-Mail-Provider vor, damit kritische Aspekte wie Sicherheit und Datenschutz gewährleistet sind. Die Telekom hat im März 2012 das Zertifikat des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) als akkreditierter De-Mail-Dienste-Anbieter erhalten.

Nachweisbar kommunizieren

Ein entscheidender Vorteil des Dienstes ist die Nachweisbarkeit. Dazu wird vorausgesetzt, dass sich jeder De-Mail-Anwender im Vorfeld eindeutig registrieren und identifizieren muss. Privatpersonen legen dazu z.B. ihren Personalausweis oder den Reisepass mit Melde­bestätigung vor, Firmen einen Handelsregisterauszug. Erst wenn der De-Mail-Provider die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben geprüft hat, erhält der User Zugang zu seinem Account. Praktisch für Unternehmen: Sie müssen nicht jeden Mitarbeiter einzeln anmelden. Es genügt, wenn sich die juristische Person einmalig identifiziert. Anschließend können alle frei geschalteten Mitarbeiter oder Abteilungen den Dienst über das Unternehmens-, verschiedene Funktions- oder einzelne Mitarbeiterpostfächer nutzen.

„Um nachzuweisen, dass ein bestimmtes Dokument versendet und beim gewünschten Empfänger angekommen ist, fordert der Sender einfach eine Bestätigung beim Anbieter an“, erklärt Dr. Frank Wermeyer, Geschäftsverantwortlicher für De-Mail bei der Deutschen Telekom. „Gerade bei Dokumenten mit Antwortfrist oder im Streitfall ist das wichtig.“

Reduktion des ökologischen Fußabdrucks

Nach der Implementierung des neuen Dienstes – kleinere Firmen und Privatkunden greifen per Webbrowser auf das De-Mail-Postfach zu, bei größeren Unternehmen kommen entsprechende Gateways als zentrale Eingangstore zum Einsatz – kann der Anwender De-Mail nutzen. Und damit nicht nur schneller arbeiten, sondern auch sparen. Denn beim elektronischen Versand entfallen Kosten für Druck, Briefbogen und -umschlag, auch die Gebühren sind geringer. Die Telekom hält in der Einführungsphase bis Dezember 2012 zudem spezielle Angebote für Firmen bereit: So entfällt bei Buchung des webbasierten Produktes Business De-Mail 50 für sechs Monate der monatliche Grundpreis. 50 Standard-De-Mails pro Monat sind in diesem Paket inklusive.

Auch aus ökologischer Sicht kommt der neue Dienst gut weg. Der Anbieter hat gemeinsam mit dem Öko-Institut e.V. aus Freiburg die Umweltwirkung von De-Mail im Vergleich zum Brief untersucht. Das Ergebnis: Durch den digitalen Versand lassen sich 77 Prozent der CO2-Emissionen, die durch den konventionellen Briefversand entstehen, einsparen. Auf das Jahr 2013 bezogen entspricht dies 25.801 Tonnen Kohlendioxid (CO2). Durch die Nutzung von De-Mail können im Jahr 2013 rund 2,55 Mrd. Blatt Papier wegfallen. So können Unternehmen mit De-Mail ihren ökologischen Fußabdruck reduzieren.


Bildquelle: © Deutsche Telekom


Aktuelle Ausgabe

Titelinterview: Rechnungswesen
mit Bettina Trudel, Designagentur Take2

Lizenzmanagement
Softwarelizenzierung in virtuellen Umgebungen

Energiemanagement im Rechenzentrum
Energieeffizienter RZ-Betrieb

Neue Wege des Arbeitens

Windows 8
Mit mehr Sicherheit besser - und flexibler

Das neue Office
Immer und überall produktiv

Internet Explorer
Der Webbrowser rückt in den Fokus

Gewinnspiel Web-Adressbuch 2015

Die neue Ausgabe von "Das Web-Adressbuch für Deutschland" präsentiert wichtige Internetadressen auf einen Blick. Zu über 1.000 Themenbereichen werden Top-Adressen aus dem Internet übersichtlich präsentiert. Nutzer des Buches sollen sich so zeitraubendes Herumsurfen sowie das Durcharbeiten von Trefferlisten in Suchmaschinen sparen können.

IT-MITTELSTAND verlost dreimal je ein Exemplar der neuen Ausgabe von "Das Web-Adressbuch für Deutschland". >> Zum Gewinnspiel

Interview mit Bettina Trudel, Vertriebsverantwortliche Retail Deutschland der Designagentur Take2

IT-MITTELSTAND sprach mit Bettina Trudel von der Designagentur Take2, über die Herausforderung, Kreativität und kaufmännisches Denken unter einen Hut zu bringen. Während das Firmennetzwerk sukzessive modernisiert wurde und heute weitgehend aus Apple-Systemen besteht, setzt Take2 im Bereich Rechnungswesen seit nunmehr 15 Jahren auf eine Microsoft-basierte Finanzlösung...mehr lesen »

IT Mittelstand Newsletter
Softwarelizenzierung in virtuellen Umgebungen

Die Verwaltung von Softwarelizenzen ist insbesondere für Mittelständler ein schwieriges Unterfangen, da sie meist nicht die nötige Expertise, Tools und Ressourcen besitzen, um im Lizenzdschungel den Überblick zu behalten. Noch komplexer wird es für mittelständische Unternehmen, wenn sie in virtualisierten Umgebungen arbeiten....mehr lesen »