02.05.2012
Dokumentenmanagement
Von: Ingrid Britz-Averkamp

Schreinerei Felderhoff feilt an ihren Prozessen

Die Werkstatt wird papierfreie Zone

Das traditionsträchtige Handwerk entwickelt sich zunehmend zum modernen Servicegeschäft, in dem immer mehr Informationen anfallen und effizient verwaltet werden müssen. Die Schreinerei Felderhoff aus Wipperfürth hat sich deshalb einen cleveren Gehilfen geholt.


Wo gehobelt wird, da fallen Späne: Wenn ein Großauftrag ansteht, bleibt dem Felderhoff-Team keine Zeit für aufwändige Büroorganisation und langes Suchen von Belegen oder Skizzen.

In der Werkstatt von Schreiner-Meister Rolf Felderhoff sorgt ein modernes CNC-Bearbeitungszentrum für reibungslose Abläufe; im Büro sind die Computer mittlerweile die wichtigsten Werkzeuge. Hier entwerfen die Holzexperten neue Designs, tauschen Details mit ihren Kunden aus und recherchieren nach Ausschreibungen. Das A und O sind dabei die richtigen Bürohelfer. Das wurde allen Beteiligten klar, als die Papier- und Ordnerberge überhand nahmen. Kein Wunder, denn die gängige Praxis in dem Holzbetrieb glich einer Zettelwirtschaft: Sämtliche Architektenausschreibungen hatten die Angestellten beispielsweise immer kopiert und abgeheftet. Auch Skizzen wurden mehrfach kopiert, per Post an Kunden verschickt und zu den Akten gelegt.

In welchem Ordner sind die Maße der Kindergartensitzbank gelandet? Was waren noch die speziellen Anforderungen der letzten Ausschreibung? Die Beantwortung dieser Fragen kostete das Schreinerei-Team nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Zwar besaß die Firma bereits einen Flachbettscanner, nur wurde dieser wegen seiner umständlichen Bedienung und der Langsamkeit des Scanvorgangs kaum genutzt. Gefragt war also eine neue Lösung, mit der jeder Mitarbeiter schnell und intuitiv arbeiten konnte und die zuverlässig funktionierte.

Ab jetzt alles digital

Das Los fiel auf den Fujitsu fi-6110 von PFU, einen der kleinsten, zugleich jedoch hoch leistungsfähigen Dokumentenscanner für den Arbeitsplatz. Nach Erhalt installierte der Betriebsleiter Felderhoff den Scanner gleich selbst und war positiv überrascht: „Der Anschluss war kinderleicht, die Software selbsterklärend. Insgesamt brauchte ich gerade einmal zehn Minuten, bis alles stand.“ Seitdem ist das Gerät täglich in Gebrauch: Bis zu 150 Blatt scannt das Schreinerei-Team pro Woche ein, darunter unterschiedliche Formate. Ausschreibungen landen nicht mehr im Papierordner, sondern im virtuellen Architektenordner. Skizzen verschicken die Schreiner heute direkt per Mail statt mit der Post an ihre Kunden. So spart die Firma das Porto samt Postweg und die aufwändige Suche, die Kunden freuen sich über die schnellen Entwürfe.

An der neuen Scannerlösung schätzt Felderhoff vor allem die höhere Produktivität im Vergleich zum alten Flachbettscanner. Als Duplex-Scanner besitzt der fi-6110 gleich zwei Kameras und kann so Vorder- und Rückseite eines Dokuments gleichzeitig erfassen. Die Durchlaufzeit liegt bei 20 Blättern pro Minute oder 40 Seiten im Duplex-Modus. So lassen sich auch größere Papierstapel einfach scannen. Eine Ladekapazität von 50 Blatt und bis zu 1.000 Dokumenten am Tag sind kein Problem für den kleinen Digitalisierer.

Jeder findet alles

Am Ende des Scanvorgangs erhalten die Mitarbeiter effizient nutzbare, elektronische Dateien – der Anfang des Workflows. Scan-to-Process ist hier das Stichwort, welches eine nahtlose Übernahme von Papiervorlagen in elektronische Geschäftsprozesse bezeichnet. Dazu ist das Scannerpaket mit moderner Software wie Adobe Acrobat Standard sowie Scandall Pro ausgestattet. Die Auftragsunterlagen, Skizzen und handschriftlichen Notizen brauchen die Verantwortlichen in der Schreinerei dann nur noch in den passenden digitalen Projektordner schieben, so dass alle Kollegen schnell und unkompliziert Zugriff darauf haben.

Auch die Wartung des Scanners gestaltet sich einfach: Einzugsrolle und Separationslippe sind leicht zugänglich und ohne Aufwand austauschbar. Bei Fehlermeldungen führt der so genannte Error Recovery Guide den Nutzer direkt zu einem installierten elektronischen Handbuch, das multimediale Hilfe leistet. „Zum Glück haben wir uns damit aber noch nicht beschäftigen müssen, denn alles lief bisher reibungslos“, freut sich Rolf Felderhoff.


Felderhoff
Branche: Handwerk
Gründung: um 1960
Sitz: Wipperfürth
Mitarbeiterzahl: 9
Internet: www.schreinerei-felderhoff.de

 

Bildquelle: Schreinerei Felderhoff


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