10.10.2012
Dokumentenmanagement
Von: Jürgen Biffar

Elektronischer Rechnungsversand auf dem Vormarsch

Die Rechnung kommt per Mail

Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss. Seitdem nimmt im Mittelstand vor allem der Rechnungsversand per E-Mail stetig zu.


Die bis Ende Juni 2011 geltende Signaturpflicht hatte den elektronischen Rechnungsversand in Deutschland bislang weitgehend verhindert. Die seitdem erforderlichen „betrieblichen Kontrollverfahren“ können sich an den bereits für Papierrechnungen genutzten Methoden orientieren und von allen Unternehmen mit überschaubarem Aufwand eingeführt werden. Dabei liegen die Vorteile des elektronischen Versandes beispielsweise per E-Mail vor allem in der Einsparung von Porto und der im Vergleich zum Papierversand einfacheren Handhabung. Das Einsparpotential ist immens: Laut einer Studie der Deutschen Bank zahlt ein Unternehmen rund 6,40 Euro weniger, wenn die Rechnung per E-Mail statt auf Papier verschickt wird. Das Einsparpotential beim Empfang von Rechnungen beträgt etwa 10,90 Euro pro Beleg. Hier kann einiges zusammenkommen, allein wenn man bedenkt, dass in Europa jährlich rund 28,5 Milliarden Papierrechnungen verschickt werden.

Rechnungszustellung per Link

Rechnungen können mit zwei Methoden per E-Mail übermittelt werden: Durch Versand der Rechnung selbst oder durch den Versand einer E-Mail mit Link auf die Rechnung, die beim Rechnungsversender (Lieferant) zum Herunterladen bereit liegt. Egal, welche Methode der Rechnungsversender wählt, der Empfänger muss ihr zustimmen. Die Zustimmung kann stillschweigend erfolgen, z.B. indem der Empfänger eine elektronisch übermittelte Rechnung ohne Kommentar bezahlt.

Die elektronische Rechnungszustellung über den Link in einer E-Mail wird bereits seit einiger Zeit im Geschäft mit Konsumenten praktiziert. Hier galt die Signaturpflicht nicht, sie war auf Geschäfte mit Unternehmen beschränkt. Grundsätzlich erhöht die Methode den Aufwand für den Rechnungsempfänger. Dieser muss den Link in der Mail aufrufen und die Rechnung herunterladen bzw. lokal speichern. Je nach technischer Ausgestaltung muss er zusätzlich einen Benutzernamen und Passwort, das ihm vom Lieferanten zugeteilt wurde, eingeben, um den Link öffnen zu können. Aufgrund des hohen Aufwandes auf der Empfängerseite, kommt die Methode nur für Lieferanten in Frage, die aufgrund ihrer Marktposition die Akzeptanz ihrer Kunden erzwingen können oder diese über eine preisliche Vergünstigung erreichen. Da für den Versender der Nutzen der Methode im Vergleich zum E-Mail-Versand der gesamten Rechnung sehr gering ist oder gar nicht existiert, ist im Geschäft mit Firmenkunden grundsätzlich davon abzuraten. Gleichzeitig steigt mit ihr das Risiko, dass die Rechnung vom Empfänger nicht bearbeitet wird und daraus ein erhöhter Mahnaufwand resultiert.

PDF-Standardformat nutzen

Bei dem Versand der Rechnung per Mail gilt es, folgendes zu unterscheiden: Die Rechnung wird als Datei gespeichert und als Anhang per E-Mail verschickt. Alternativ kann die Rechnung auch im E-Mail-Text selbst enthalten sein. Beide Methoden sind zulässig. Allerdings birgt die zweite Methode zusätzliche Risiken: Wenn der Versand der Mail im hierfür üblichen HTML-Format erfolgt, hängt die Darstellungsqualität beim Empfänger vom E-Mail-Clientprogramm ab. Da der Empfänger grundsätzlich zur elektronischen Archivierung der Rechnung im Originalformat verpflichtet ist, können ihm beim späteren Aufruf der Rechnungs-Mail aus seinem Archiv Probleme entstehen, wenn ihm das ursprüngliche Mail-Programm nicht mehr zur Verfügung steht. Entsprechend ist der Versand einer Rechnung als angehängte Datei in einem Standardformat wie PDF im Sinne der Kundenorientierung grundsätzlich zu bevorzugen. Allerdings ist zu beobachten, dass insbesondere Webshop-Systeme manchmal nur Rechnungs-E-Mails im HTML-Format ohne Anhang versenden.

Beim Einsatz von Faktura- und ERP-Systemen für die Rechnungserstellung ist möglichst im Kundenstamm zu hinterlegen, welcher Kunde dem Rechnungsversand per E-Mail zugestimmt hat und an welche Adresse die Rechnungen zu versenden sind. Das Programm wählt dann idealerweise nach der Rechnungserstellung die richtige Versandform, also per Mail oder auf Papier. Lösungen, die eine solche Unterscheidung nicht bieten, können durch nachgeschaltete Print-Output-Management-Lösungen ergänzt werden, die dann diese Aufgabe übernehmen. Für Betriebe, die Rechnungen bislang ausschließlich auf Papier erhielten, ist der Empfang elektronischer Rechnung zunächst mit Mehraufwand verbunden, da die Verarbeitungsprozesse angepasst und die elektronische Archivierung sichergestellt werden muss.

Organisation des Rechnungseingangs

Als erste Maßnahme ist die Einrichtung eines eigenen E-Mail-Postfachs – quasi als zentraler Posteingang – für Rechnungen sinnvoll. Diesem Postfach wird eine E-Mail-Adresse zugewiesen, z.B. „rechnungseingang@meinefirma.de“, die dann an alle Lieferanten kommuniziert wird. Hierbei sind ein paar Maßnahmen ratsam, die das Postfach vor Spam schützen (siehe Kasten).

Man kann auch den Empfang elektronischer Rechnungen mit jedem Lieferanten einzeln regeln. Grundsätzlich muss jeder Lieferant, der Rechnungen per E-Mail versenden möchte, das Einverständnis vom Rechnungsempfänger einholen. Wenn die entsprechende Anfrage vom Lieferanten eingeht, kann man ihm zum einen die Mail-Adresse des Rechnungspostfaches, mitteilen. Zum anderen kann dann die vom Lieferanten für den Rechnungsversand verwendete Absender-Mail-Adresse in eine „Positivliste“ des Rechnungspostfaches eingetragen werden.

Die Einverständnis für den elektronischen Rechnungsversand gilt als erteilt, wenn der Empfänger eine elektronische Rechnung einfach bezahlt hat, ohne dass es vorher eine explizite Vereinbarung über den elektronischen Weg gab. Der Empfänger kann sich dann bei nachfolgenden elektronischen Rechnungen nicht mehr darauf berufen, er hätte dem E-Mail-Versand nicht zugestimmt. Gleichwohl kann er jederzeit verlangen, dass in Zukunft keine Rechnungen mehr elektronisch zugestellt werden. Trotz allgemeinem Postfach wird es vorkommen, dass Rechnungen per Mail direkt an bestimmte Kollegen geschickt werden. Möglicherweise sogar an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig oder in Kopie (CC-) zusätzlich zum Versand an den zentralen Rechnungseingang. Hierfür sind klare Regeln zu definieren, damit nicht mehrere Kopien weitergeleitet und im ungünstigsten Fall bezahlt werden.


Kryptische Mail-Adressen

Kriterien für eine allgemeine Rechnungs-Mail-Adresse des Unternehmens, die beispielsweise an alle Lieferanten kommuniziert wird:

  • Die Mail-Adresse sollte etwas kryptischer gewählt werden, z.B. „rechnungseingang_4711@meinefirma.de“. Damit wird verhindert, dass Spam-Automaten die Zieladresse automatisch erzeugen können.
  • Bei der Veröffentlichung auf der eigenen Webseite sollte die Adresse nur als „Bild“ dargestellt werden und keinesfalls einen Link hinterlegt haben.
  • Sinnvoll dagegen kann die Aufnahme der Rechnungs-Mail-Adresse in den allgemeinen Briefkopf oder die E-Mail-Signatur sein, insbesondere dort, wo Briefkopf oder Signatur zum Versand von Bestellungen verwendet werden. Schließlich werden die Lieferanten gebeten, die Mail-Adresse für den Rechnungsempfang im Faktura- oder ERP-System soweit wie möglich zu hinterlegen. 


Quelle: Docuware Group


Bildquelle: © joxxxjo/istockphoto.com


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