23.04.2012
Interview, Dokumentenmanagement

Dr. Michael Duhme, Windream

„Die Entwicklung geht in Richtung Mobility“

Interview mit Dr. Michael Duhme, Pressesprecher der Windream GmbH


„Sowohl Cloud Computing als auch Mobility werden zukünftig einen großen Einfluss auf den Bereich Dokumentenmanagement haben“, ist sich Dr. Michael Duhme, Pressesprecher der Windream GmbH in Bochum, sicher.

ITM: Herr Duhme, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Dr. Michael Duhme:
Das Marktpotential für DMS-Lösungen ist nach wie vor sehr groß. Das belegen u.a. auch die anhaltend hohen Besucherzahlen und Interessenten auf den einschlägigen Fachmessen. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Informationsflut zukünftig noch weiter steigen wird, spielt ein effizientes Dokumentenmanagement eine unverändert große Rolle.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Duhme:
Klare Antwort: Nein.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Duhme:
Während in der Vergangenheit vornehmlich Großunternehmen als vorrangige Zielgruppe angesehen wurden, nimmt das Interesse für DMS schon seit einigen Jahren auch in mittelständischen Betrieben kontinuierlich zu. Auch der Mittelstand hat erkannt, dass sich geschäftsrelevante Prozesse mit Dokumentenmanagementlösungen wesentlich effizienter planen und ausführen lassen als auf traditionellem Wege.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet? Wie geht er vor?
Duhme:
Wichtig ist es, zunächst den eigenen Bedarf zu ermitteln. Dazu zählt u.a. eine genaue Analyse des eigenen Dokumentenbestands, das zu erwartende zukünftige Volumen, aber auch die Frage, ob weitere Daten in ein DMS eingebunden werden sollen, z.B. die Verwaltung von E-Mails. Vorrangig bei der Entscheidungsfindung ist aber die Frage, ob ein DMS einfach bedienbar ist oder nicht, denn der erfolgreiche Einsatz eines DMS korrespondiert immer mit der Frage der Akzeptanz bei den Anwendern. Nur wenn die Mitarbeiter, die mit dem DMS arbeiten sollen, das System auch akzeptieren, werden der Einsatz und die Investition erfolgreich sein. Der Erfolg steht und fällt somit immer auch mit der leichten Handhabbarkeit eines Systems. Präsentationen des Herstellers, etwa beim Interessenten vor Ort, oder auch der Besuch von Fachmessen ist enorm hilfreich, wenn es um die Frage des „Handlings“ geht.

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Duhme:
Sowohl Cloud Computing als auch Mobility werden zukünftig einen großen Einfluss auf den Bereich Dokumentenmanagement haben. Dennoch sollten Unternehmen ganz genau überlegen, ob sie ihr Unternehmenswissen einem Cloud-Anbieter anvertrauen oder doch besser in eine Inhouse-Lösung investieren. Wir betrachten eine Inhouse-Lösung nach wie vor als die sicherere Variante des DMS, insbesondere wenn es um Fragen der Datensicherheit oder auch des Datenschutzes geht.

ITM: Welchen Nutzen kann ein mittelständisches Unternehmen aber daraus ziehen, seine Dateien und Dokumente in die Wolke auszulagern, anstatt auf eine Inhouse-Lösung zu setzen?
Duhme:
Wir betrachten wie gesagt eine Inhouse-Lösung nach wie vor als geeignetere Lösung, insbesondere für den Mittelstand.

ITM: In welchen Fällen kann der Anwender Schadensersatzansprüche stellen?
Duhme:
Da die Windream GmbH kein Cloud-Anbieter ist, ist es schwierig, auf diese Fragen zu antworten. Bei der Beantwortung sind die Cloud-Anbieter eher in der Pflicht als die ECM-Hersteller. Generell empfehlen wir Anwendern, die die Nutzung einer Cloud in Erwägung ziehen, eine genaue Analyse der möglichen rechtlichen Auswirkungen und eine detaillierte juristische Prüfung des Vertragswerks vorzunehmen, das von Auftragnehmer und Auftraggeber zu unterzeichnen ist. Viele rechtliche Unsicherheiten lassen sich aber dadurch umgehen, dass sich Anwender für ein Inhouse-System entscheiden.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Duhme:
Die Entwicklung geht eindeutig in Richtung Mobility. Zukünftig werden verstärkt Lösungen nachgefragt werden, die ein standortunabhängiges Dokumentenmanagement erlauben. Apps für iPads sind nur ein Beispiel von vielen, die zeigen, in welche Richtung sich effizientes Dokumentenmanagement zukünftig bewegen wird.


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