31.08.2012
Interview, Kommunikation
Von: Konstanze Kulus

Michael Riermeier, Raum für Führung

Dezentral und doch verbunden

Das Beratungshaus Raum Für Führung GmbH begleitet Unternehmen in Veränderungs- und Führungsfragen. Der Mittelständler führte eine Intranet-2.0-Softwarelösung für interne Prozesse ein, wie Geschäftsführer Michael Riermeier im Interview mit IT-MITTELSTAND erläutert.


„Wir haben die vorhandenen Mitarbeiterstrukturen übernommen und so die Bereiche der Lösung mit verschiedenen Lese-, Schreib- und Editierrechten ausgestattet. Damit sieht jede Person nur die Inhalte, die für sie zugänglich sind", sagt Michael Riermeier, Geschäftsführer der Raum Für Führung GmbH.

ITM: Herr Riermeier, Sie sind mit „Raum Für Führung“ seit rund drei Jahren als Unternehmensberatung am Markt. Was hat Sie dazu bewogen, eine Enterprise-2.0-Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen?
Michael Riermeier:
Das hatte verschiedene Gründe. Der wohl wichtigste Grund war, dass wir unsere Mitarbeiter sowie unsere Kunden und Partner miteinander verbinden, den orts- und zeitunabhängigen Informationsaustausch ermöglichen und gleichzeitig die Arbeitseffizienz erhöhen wollten. Der Einsatz der Software hat unsere Kommunikation – intern wie extern – seitdem verbessert.

ITM: Wie sollte die Lösung konkret aussehen?
Riermeier:
Wir wollten webbasiert verschiedene Funktionen abdecken. Dazu zählten zum einen die Werkzeuge zur Kommunikation wie zum Beispiel die Organisation und der gemeinsame Austausch in Arbeits- und Projektgruppen oder die Verbreitung interner News. Zum anderen hielten wir die Speicherung von Wissen für einen zentralen Baustein zur Sicherung des Unternehmens-Know-hows. Unsere Kunden sollten eingebunden werden, damit sie die bestmögliche Transparenz über ihr Projekt erhalten. Und nicht zuletzt sollte Administration wie Rechnungsstellung und transparente Reisekostenabrechnung für unsere Berater integriert sein.

ITM: Sind diese Punkte nicht eher in verschiedenen Softwarelösungen anzusiedeln?
Riermeier:
Ja, aber genau das wollten wir nicht. Wir wollten keine Zeit verlieren. Wieso sollen wir unsere Mitarbeiter mit komplizierten Arbeitswegen belasten, wenn es doch viel einfacher und schneller geht?

ITM: Können Sie das erläutern?
Riermeier:
Wir sind an fünf Standorten verteilt. Unsere Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Zeit beim Kunden. Wenn wir nun verlangen, dass sie viele verschiedene Softwarelösungen pflegen, gleichzeitig E-Mails zu aktuellen Projekten lesen und versenden und zusätzlich an den Kundenservice denken, rauben wir ihnen nicht nur kostbare Arbeits-, sondern auch Freizeit. Mit der Enterprise-2.0-Softwarelösung sind sie in der Lage, auf einen Blick alles Wissenswerte zu erfahren und trotz ihrer reiseintensiven Tätigkeit mit jedem Kollegen und jedem Kunden in Kontakt zu bleiben.

ITM: Fiel die Auswahl eines Anbieters aufgrund Ihrer Anforderungen schwer?
Riermeier:
Uns war die Blueend AG empfohlen worden, die eine selbst entwickelte Lösung im Portfolio besitzt. Wir prüften diese dann genau und waren recht schnell überzeugt. „Xelos.net Business“ ist modular und erweiterbar, wir konnten uns unsere Lösung so zusammenstellen, wie wir sie brauchten. Zudem können wir das System jederzeit um vorhandene oder individuelle Bausteine erweitern. Insofern fiel uns die Wahl doch recht leicht.     

ITM: Aus welchen Bestandteilen besteht Ihr Enterprise-2.0-System nun?
Riermeier:
Der Funktionsumfang ist recht groß, deswegen möchte ich nur einige Kernpunkte hervorheben. Wir haben das CRM-System, aufgeteilt in drei Unterbereiche eingeführt, um Projekte, Kunden und Externe klar voneinander zu trennen. Hierbei finden sich unbegrenzt Kontakte, ausgestattet mit einer Kontakthistorie und aktuellem Status. Außerdem nutzen wir die Kommunikationsmöglichkeiten: Das Newsportal informiert über aktuelle Gegebenheiten – Foren und Wikis dienen zum Informationsaustausch. Innerhalb des Dokumenten-Management-Systems ist es außerdem möglich, Dateien gemeinsam zu bearbeiten und abzulegen. Zudem haben wir eine Wissensdatenbank, in der wir Projekterfahrungen speichern und für weitere Projekte nutzen können.

ITM: Sie haben auch organisatorische Aufgaben wie die Reisekosten- oder Leistungserfassung über das System abgedeckt.
Riermeier:
Richtig, dazu auch die Urlaubsantragsverwaltung. Das haben wir durch eine zusätzliche individuelle Programmierung erreicht, die als Erweiterung in die neue Software eingebaut wurde. Unser Team kann sofort angeben, welche Leistung erbracht wurde und wann Urlaube geplant sind. Wir in der Geschäftsleitung können damit alle Kennzahlen zur Rechnungsstellung sowie zur Verfügung stehende Ressourcen bei der Projektplanung einsehen.

ITM: Wie stellen Sie sicher, dass interne Informationen nicht jedem Ihrer Mitarbeiter oder Kunden zugänglich sind?  
Riermeier:
Wir arbeiten mit einem Rollenkonzept. Dabei haben wir die vorhandenen Mitarbeiterstrukturen übernommen und so die Bereiche der Lösung mit verschiedenen Lese-, Schreib- und Editierrechten ausgestattet. Damit sieht jede Person nur die Inhalte, die für sie zugänglich sind. Selbiges gilt für die Bearbeitung. Bei Kunden und Partnern legen wir das individuell fest.

ITM: Können Sie bemessen, inwieweit die Lösung zu einer Produktivitätssteigerung oder zur Kostenersparnis beigetragen hat?
Riermeier:
Zum einen verbesserte sich die Rechnungsverarbeitung. Durch die Online-Erfassung können wir jederzeit, bei Bedarf auch täglich, unsere Leistungen gegenüber dem Kunden in Rechnung stellen. Zum anderen vermeiden wir durch digitale Workflows Doppelerfassungen, da wir notwendige Informationen (Projekte, Leistungen, Nebenkosten) nur einmal eingeben und sie lediglich vor Rechnungslegung bzw. Erstattung prüfen. Zudem gibt es jetzt einen schnelleren Wissensaustausch, der relevante Informationen durch das professionelle Wissensmanagement besser auffindbar macht.

ITM: Sind denn auch Ihre Mitarbeiter mit der Enterprise-2.0-Plattform zufrieden?
Riermeier:
Wir haben einen Probelauf gestartet und nur positive Rückmeldung erhalten. Daher gehe ich davon aus, dass alle zufrieden sind. Die Nutzungszahlen untermauern das.  

ITM: Was würden Sie anderen Unternehmen bei der Auswahl einer ähnlichen Softwarelösung empfehlen?
Riermeier:
Zuallererst sollte man sich in Ruhe Gedanken machen. Unsere erste Überlegung war, welche Ziele wir genau verfolgen und welche Schwierigkeiten wir lösen wollten. Daraus haben wir einen groben Anforderungskatalog erstellt. Außerdem war die Beratung durch den Dienstleister entscheidend. Ich denke, auch hier sollten die W-Fragen die Basis sein: wieso Enterprise 2.0, für wen, was und wie. Intuitive Anwendung sowie der Wille zur Nutzung spielt eine ebenso große Rolle. 


Raum Für Führung GmbH

  • Branche: Beratungshaus
  • Gründungsjahr: 2008
  • Hauptsitz: Frankfurt am Main
  • Standorte: Hamburg, Düsseldorf, Berlin, München
  • Mitarbeiter: 55

www.rf-f.de


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