08.10.2012
Interview, Business-Software

Interview mit Georg Schukat, Schukat electronic Vertrieb

Daten unter Strom

Die auf den Handel mit elektronischen Komponenten spezialisierte Schukat electronic Vertriebs GmbH will ihre Lagerdurchlaufzeiten sowie Logistik- und Versandprozesse kontinuierlich verbessern. Mit Hilfe von Business-Intelligence-Analysen kommt sie dabei möglichen Spannungsfeldern schnell auf die Spur.


Georg Schukat, Geschäftsführer der Schukat electronic Vertriebs GmbH

„Sicherlich brachte die zuvor genutzte Eigenentwicklung etliche Vorteile mit sich, etwa die punktgenaue Anpassung an die eigenen Prozesse. Mittlerweile denke ich jedoch, dass wir mit dem Standardsystem besser aufgestellt sind als früher – allein was dessen Funktionsvielfalt anbelangt“, so Georg Schukat.

Schukat electronic wurde 1964 in Monheim gegründet. Mittlerweile führt Georg Schukat gemeinsam mit seinen Geschwistern Edith Schukat und Bert Schukat die Geschäfte in zweiter Generation.

Seit der Gründung im Jahr 1964 umfasst das Hauptgeschäftsfeld von Schukat die reine Business-to-Business-Distribution mit Fokus auf Großhandel und Export. Vertrieben werden elektronische Bauteile und Komponenten vorrangig für gewerbliche Verbraucher. Zu den vielen Bauelementen für die Leiterplatte, zählen auch Relais für Aufzüge sowie Gerätelüfter für Industriecomputer und Kühlschränke. Auch effektive Netzgeräte für die LED-Beleuchtung und Power-LEDs gehören zum Lieferprogramm. Alle Produkte bietet der Mittelständler zum einen über den hauseigenen Webshop und zum anderen über das traditionelle Kataloggeschäft an.

Um beim Versand der Produkte stets einen Schritt schneller zu sein als die Mitbewerber, nutzt das Unternehmen mittlerweile die Business-Intelligence-Lösung BW on Hana von SAP. Dank schneller Auswertung von Lagerdurchlaufzeiten und Versanddaten lassen sich überflüssige Warte­schleifen vermeiden. Im Gespräch mit ­IT-MITTELSTAND erklärt Georg Schukat, Geschäftsführer der Schukat electronic Vertriebs GmbH, worauf es bei solchen Datenanalysen im Logistikbereich vor allem ankommt.

ITM: Herr Schukat, wie viele aktive Kunden zählen Sie momentan?
Georg Schukat:
Ungefähr 9.000 Firmen, vom Kleinstunternehmen bis hin zum Großkonzern. Dabei bedienen wir unsere größten Kunden Siemens sowie Bosch und Siemens Hausgeräte (BSH) in einem Geschäftsfeld, das sich für uns erst in der jüngeren Vergangenheit aufgetan hat: Für die Produktion der Konzerne nehmen wir eine besondere Konfektionierung vor. Wir beziehen drei bis vier verschiedene Zubehörteile wie Gehäuse und Lüfter und assemblieren diese zu einer Baugruppe speziell für die Produktion von Siemens. Diese Baugruppe wird von uns zusätzlich auch umfassend getestet.

ITM: Welche branchenspezifischen Anforderungen stellen Sie an Ihre IT?
Schukat:
Unsere IT muss eine sehr gute Abdeckung aller Prozesse gewährleisten. Bereits in unserem eigens entwickelten ERP-Altsystem hatten wir die Rückverfolgbarkeit, neudeutsch Traceability, aller Produkte realisiert – und zwar zurück bis zur einzelnen Charge des Herstellers. Als im Jahr 2008 die Einführung einer neuen ERP-Software anstand, war die Rückverfolgbarkeit ein wichtiges Auswahlkriterium. Nicht zuletzt haben wir uns deshalb für die ERP-Software von SAP entschieden, da sie diese Funktion bereits im Standard integriert hatte.

ITM: Wie lief die ERP-Einführung ab?
Schukat:
Wir starteten im Jahr 2008 mit der Einführung von SAP FI. Ein Jahr später folgte die Einführung der Lagerverwaltung (Enterprise Warehouse Management, EWM) sowie der Warenwirtschaft. Hierbei konnten wir unsere vorhandenen rund 150.000 Chargen eins zu eins ins SAP-System laden, ohne die Produkte mit neuen Artikeldaten versehen zu müssen. Ein großer Vorteil, da hinsichtlich unseres physischen Lagerbestands keinerlei Änderungen notwendig wurden.

ITM: Warum wollten Sie Ihre Eigenentwicklung durch ein Standardsystem ersetzen?
Schukat:
Sicherlich brachte die zuvor genutzte Eigenentwicklung etliche Vorteile mit sich, etwa die punktgenaue Anpassung an die eigenen Prozesse. Mittlerweile denke ich jedoch, dass wir mit dem Standardsystem besser aufgestellt sind als früher – allein was dessen Funktionsvielfalt anbelangt.

Zu Projektbeginn konnten wir sicherlich nicht alle vorhandenen Funktionen in ihrer Breite nutzen und mussten uns erst in die Materie einfinden. Allerdings war meine Vorgabe für das ERP-Projekt von vornherein klar: „Wir setzen nur auf SAP, wenn die IT-Abteilung sich sicher ist, alle Vorteile der Software mittelfristig ausnutzen sowie eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse gewährleisten zu können.“ Hierzu benötigt man ein agiles IT-Team, das Interesse daran besitzt, neue Dinge auszuprobieren und umzusetzen.

ITM: Gibt es weitere Gründe, warum Sie der Individualsoftware nicht mehr nachtrauern?
Schukat:
Mit der Eigenentwicklung konnten wir unseren Webshop nicht anbinden, was mit dem neuen ERP-System ohne Weiteres möglich ist.
In unserem Webshop können die Kunden ohne spezielles Log-in die Preise sowie die Lieferfähigkeit aller Produkte einsehen. Zwar erzielen wir unsere Hauptumsätze nicht mit dem Shop, allerdings wird die größte Menge der Positionen darüber abgewickelt. Hier ist unser erklärtes Ziel, dass ein Kunde, der bis 14 Uhr bestellt, die Ware am nächsten Tag erhält. Von daher besteht ein gewisser Handlungsdruck, diese Performance zu garantieren.

ITM: Wie gewährleisten Sie die schnelle Reaktionsfähigkeit?
Schukat:
Dank des neuen ERP-Systems laufen die Lieferprozesse wesentlich schneller ab als früher, da nunmehr alle Onlinebestellungen Hand in Hand mit dem ERP-System abgewickelt werden. Ein Beispiel: Mit dem Altsystem konnten wir Rechnungen nicht direkt im Paket hinterlegen, sondern mussten diese separat per Post verschicken. Heute besitzen wir an dieser Stelle hochintegrierte Prozesse, wodurch der Vorgang zum Kinderspiel wird.

ITM: Wie läuft ein Bestellprozess im Detail ab?
Schukat:
Eine Bestellung wird aus dem Webshop heraus direkt ins ERP-System eingespielt. Im Anschluss daran erfolgt eine – derzeit noch manuelle – Freigabe für das ebenfalls auf SAP-Software basierende Lagersystem. Diese ist notwendig, da teilweise noch rückständige Positionen mit ausgeliefert oder bestimmte Bemerkungen hinzugefügt werden müssen. Solche Bemerkungen können etwa Anweisungen an das Lager sein, bei der Kommissionierung des Auftrags Besonderheiten zu beachten. Sie dienen im ­Allgemeinen zur Erfüllung der Sonderwünsche von Kunden. Von der manuellen Vorgehensweise wollen wir uns künftig jedoch verabschieden, um dann bis zu 90 Prozent aller Positionen aus dem Webshop direkt ins Lagerverwaltungssystem leiten zu können.

Trifft der Auftrag im Lager ein, wird er direkt kommissioniert, an das Versandsystem gemeldet und schließlich als Waren­ausgabe gebucht. Dabei übernimmt das nicht auf SAP basierende Versandsystem die Kommunikation mit dem Paketdienstleister und meldet die Ausgangsbuchung zurück an die Warenwirtschaft. Anschließend kann die Faktura automatisch am Versand-
arbeitsplatz ausgedruckt werden. Der gesamte Vorgang läuft innerhalb von zehn bis 20 Sekunden ab. Im nächsten Schritt können wir als Auftraggeber auch Einblick in die Logistikprozesse der Paketdienstleister nehmen und beispielsweise nach der Warenübergabe genau ermitteln, zu welchem Zeitpunkt das Paket beim Kunden eintrifft.

ITM: Ein fast durchgängiger Prozess ...
Schukat:
... bis auf die Vorgänge, die wir noch mit internen Freigaben anstoßen. Eine Schwachstelle, denn sollte es an dieser Stelle haken, ist es gleich, ob die nachfolgende Lagerlogistik reibungslos funktioniert oder der Paketdienstleister schnell ausliefern kann.

Da es sich bei der Bestellabwicklung um einen wichtigen Kernprozess handelt, wollen wir diesen künftig in unserem neuen Business-Intelligence-System abbilden. Damit sehen wir uns in der Lage, die Zeit vom Auftragseingang bis zur Auslieferung genau zu analysieren – und dies in Minutenintervallen. Mögliche Fragestellungen für Analysen könnten sein: Wie lange dauert die Kommissionierung? Wie viel Zeit verbringt die Ware im Lager in Warteschleifen? Für welche Aufträge fallen bestimmte Zusatzarbeiten an und wie viel Zeit wird darauf verwendet? Mit den Antworten auf diese Fragen erhalten wir einen transparenten Einblick in den Ablauf unserer Geschäftsprozesse.

ITM: Warum haben Sie sich für die BI-Einführung entschieden?
Schukat:
Wir müssen in der Lage sein, komplexe Analysen durchzuführen. Dies war letztlich ausschlaggebend, uns von der bisherigen Art der Datenanalyse zu verabschieden. Früher strickte ein Kollege die Analysen mit teilweise großem Aufwand direkt im Livesystem. Das Problem: Oftmals saß er eine halbe Stunde vor dem Bildschirm und wartete auf das Ergebnis. Und damit nicht genug, konnten die anderen Nutzer aufgrund der Belastung des Systems nur noch sehr langsam weiterarbeiten. Vor diesem Hintergrund entschieden wir uns dazu, ein eigenständiges Analysesystem aufzusetzen und evaluierten verschiedene Lösungen. Da die SAP zu diesem Zeitpunkt gerade die Markteinführung von „Business Intelligence on Hana“ bekannt gab, fiel uns die Entscheidung leicht.
ITM: Entsprachen die alternativen BI-Lösungen nicht Ihren Vorstellungen?
Schukat: Wir versuchen generell, unsere Software möglichst aus der Hand eines Anbieters zu beziehen. Ein Vorteil: Man kann die Daten aus unterschiedlichen Systemen automatisch übernehmen. Daher konnten wir auch unsere Fakturadaten aus dem ERP automatisiert ins neue BI-System überspielen und direkt diverse Auswertungen fahren. Werden weitere Informationen wie etwa Lieferdaten benötigt, können wir per Knopfdruck weitere Datenquellen anzapfen und bei den Auswertungen berücksichtigen. Das bedeutet im Klartext: Wir können alle SAP-Datentöpfe mit ihren Standardfeldern schnell und einfach in unsere Analysen einbeziehen.

ITM: Nutzen Sie das BI-System ausschließlich für die Auswertungen in der Logistik?
Schukat:
Nicht nur. Darüber hinaus nutzen wir es klassisch für Quartalsberichte, Auswertungen am Point of Sale oder im Customer Relationship Management (CRM). Hier geht es in der Regel um Kennzahlen, die die Geschäftsleitung regelmäßig sehen möchte.

ITM: Inwiefern spielen die Analysen Ihrer Unternehmensführung in die Karten?
Schukat:
Wirtschaftsexperten sprechen gerne und viel über Innovation. So muss man innovativ sein, um am Markt mithalten zu können. Im Vergleich zu Firmen unserer Branche, die Milliardenumsätze generieren, sind wir mit einem Umsatz von rund 60 Mio. Euro eher ein kleiner Mitspieler. Und da wir selbst nichts produzieren, können wir auch nicht auf Produktinnovationen setzen. Von daher ist es für uns immens wichtig, prozessinnovativ zu sein. Eine solche Optimierung erreicht man nur, wenn man fundierte Prozessanalysen auf Basis eines professionellen BI-Systems durchführen kann.

ITM: Um die schnelle Auswertungen riesiger Datenmengen – Stichwort Big Data – vornehmen zu können, basiert Hana auf der In-Memory-Technologie. Ist die für Mittelständler nicht überdimensioniert?
Schukat:
Wir haben uns nicht aus Performanzgründen für die Lösung entschieden, da es uns nicht allein auf die schnelle Ladezeit von Rohdaten ankommt. Vielmehr geht es uns um die korrekte Verknüpfung einzelner Datentöpfe. Generell ist es die Kunst von Business Intelligence, Daten so sauber miteinander zu verknüpfen, dass man die gewünschten Auswertungen rasch durchführen kann. Als Mittelständler benötigen wir keine Datenbank, auf deren Basis 100 Millionen Datensätze in Sekundenbruchteilen ausgewertet werden können. Dies wäre sicherlich überdimensioniert. Entscheidend ist vielmehr, dass wir mit deutlich einfacheren Modellierungsansätzen arbeiten können.

ITM: Auf welcher Datenbasis setzt die BI-Lösung auf?
Schukat:
Auf das Business Warehouse von SAP. Dieses wurde vom Hersteller speziell für Hana so gestaltet, dass keine hochkomplexen Modellierungsschritte und damit weder ein großer Beratungs- noch Entwicklungsaufwand mehr erforderlich ist.

ITM: Wie viele Nutzer arbeiten mit der Software?
Schukat:
Drei bis vier Mitarbeiter fragen zurzeit regelmäßig Querys ab. Allerdings besitzen wir so viele Lizenzen, dass alle Büromitarbeiter auf die Lösung zugreifen können. Somit sind die Analysen nicht allein der Geschäftsführung und dem Controlling vorbehalten, sondern stehen allen Fachabteilungen zur Verfügung.

ITM: Wie verlief die Einführung des Systems?
Schukat:
Wir besaßen zuvor weder ein Data-Warehouse- noch ein BI-System und hatten daher nichts zu verlieren. Von daher gab es auch keinen Stichtag für eine Systemumstellung, sondern wir konnten schrittweise   in die neue BI-Lösung hineinwachsen. Seit Mitte 2012 arbeiten wir aktiv mit ersten Auswertungen, die unsere Mitarbeiter unmittelbar im Tagesgeschäft nutzen können.

Bis dato basiert das gewählte Frontend auf einer klassischen Tabellenstruktur, die in Excel dargestellt wird. Ein Vorteil, da die Nutzer diese Oberfläche seit Jahren kennen. Bei den Analysen kann es sich um verdichtete Zahlen oder einzelne Informationen handeln. Der Vorteil: Da wir mit den Fakturadaten aus dem Produktivsystem arbeiten, können wir sichergehen, dass die Finanzanalysen bis auf den Cent stimmen.

ITM: Inwieweit sind die Auswertungen Anlass dafür, Prozesse zu überdenken oder gar neu aufzusetzen?
Schukat:
Als Unternehmer muss man immer sehr wach sein und bemerken, was gerade passiert. So sollen Daten aus unserer CRM-Lösung, in der wir regelmäßig Besuchsberichte und damit Aussagen über die Kundenzufriedenheit abspeichern, irgendwann ebenfalls ins BI-System einfließen. Ist ein Kunde mit seiner Lieferung unzufrieden, sind wir in der Vergangenheit meist davon ausgegangen, dass es mit der Liefergeschwindigkeit zusammenhing. Es kann aber noch viele andere Gründe dafür geben. Von daher müssen wir kontinuierlich an unseren Prozessen arbeiten, denn mit dem Geschäftsmodell des Jahres 2012 können wir 2020 sicherlich niemandem mehr hinter dem Herd hervorlocken. Zudem gilt es, die Kosten im Auge zu behalten, denn mit unserem aktuellen Budget kann man in zehn Jahren sicherlich weniger bewegen.

ITM: Sie erwähnten, dass Sie für Hana einen eigenen Server bereitstellten. Wie aufwendig war dies?
Schukat:
Wir investierten in ein eigenes Produktivsystem für Hana, beim Entwicklungssystem nutzen wir allerdings einen leistungsstarken Leihserver. Auf dieser Entwicklungsmaschine liegen die kompletten Daten der letzten drei Jahre. Um hier dauerhaft und konsequent testen zu können, würde die Nutzung einer schwachbrüstigen Maschine nicht ausreichen.

ITM: Welche Hardware setzen Sie ein?
Schukat:
Seit über zehn Jahren nutzen wir vorrangig Hardware von HP. Inzwischen kennen unsere Mitarbeiter die Systemverwaltungs- und Monitoring-Tools des Herstellers aus dem Effeff. Dies ist einer der Gründe, warum wir den Hardwarelieferanten auch im Rahmen der SAP-Einführung nicht wechseln wollten.

ITM: Virtualisieren Sie Ihre Systeme?
Schukat:
Bereits seit Langem und mittlerweile auch richtig ausgiebig. Mit VMware ESX virtualisieren wir etwa die meisten Sever und teilweise unsere SAP-Systeme – jeweils in einem SAN auf Basis von HP Arrays. Hana halten wir allerdings nicht virtualisiert vor.

Generell haben wir die Erfahrung gemacht, dass es für betriebskritische Systeme sinnvoll ist, eigene Hardware zu nutzen. So liegen unsere SAP-Produktivsysteme jeweils auf einem eigenen Server, während die Entwicklungssysteme virtualisiert betrieben werden. Grob geschätzt betreiben wir rund 80 Prozent unserer Systeme virtualisiert und halten den Rest auf dedizierten Servern vor, wobei auf den virtualisierten Systemen jedoch nur ca. 20 Prozent aller Transaktionen ablaufen.

ITM: Mit welcher Mannschaft betreiben Sie Ihre IT und wie sind Sie als Geschäftsführer in IT-Projekte eingebunden?
Schukat:
Inklusive der Kollegen, die den Betrieb der Netzwerke und Telekommunikationsanlagen verantworten, beschäftigen wir rund elf IT-Mitarbeiter. Gemeinsam mit meinem Bruder und meiner Schwester bilden wir die dreiköpfige Geschäftsführung, wobei jeder einen anderen Schwerpunkt besitzt. Früher bestand die IT-Abteilung allein aus meiner Person – ich war damals IT-Entscheidungsträger, Netzwerkadministrator und Software-Entwickler in Personalunion. Aufgrund unseres Wachstums haben wir unsere IT-Mannschaft in den letzten Jahren kontinuierlich um neue Aufgabenfelder und damit um neue Mitarbeiter erweitert.


Georg Schukat
Alter: 55 Jahre
Familienstand: verheiratet, zwei Kinder
Derzeitige Position: Geschäftsführer der Schukat electronic Vertriebs GmbH
Hobbys: Radeln, Segeln


Die Schukat electronic Vertriebs GmbH
Schukat electronic wurde 1964 von Hans-Georg Schukat in Monheim am Rhein gegründet und ist bis auf den heutigen Tag ein unabhängiges Familienunternehmen geblieben. Geprägt durch kontinuierliches Wachstum führen mittlerweile in zweiter Generation die Geschwister Georg, Bert und Edith Schukat die Geschäfte. Rund 140 Mitarbeiter und 35 Auszubildende sind in Monheim am Rhein tätig und haben 2011 über 56 Mio. Euro erwirtschaftet.
www.schukat.com


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