25.04.2012
Dokumentenmanagement
Von: Katharina Weyhofen

Abwägen vor dem Umzug in die Wolke

Cloud Computing: Und was ist mit ECM?

ERP und CRM haben es vorgemacht und den Schritt in die Cloud gewagt. Mit Erfolg. Ob ECM allerdings in der Wolke gut aufgehoben ist, steht noch in den Sternen.


Cloud Computing ist als neue Alternative in der IT-Landschaft angekommen. Unternehmen stehen jetzt vor der Frage, ob, und wenn ja, welche Geschäftsbereiche sie in die Wolke verlagern wollen. Gerade im ECM-Umfeld herrscht dazu noch Unsicherheit. Finanzielle Vorteile, Flexibilität und Skalierbarkeit stehen Fragen nach Serverstandort, Rechtsgrundlagen und Sicherheit gegenüber. Das Für und Wider ist gerade im ECM-Umfeld unternehmensrelevant- und abhängig. Fest steht allerdings: Es besteht Klärungsbedarf.

ECM in der Cloud bietet Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind. Dabei liegt die Motivation für eine Verlagerung in die Cloud in erster Linie in wirtschaftlichen Überlegungen. Bei der Cloud-Miete richten sich die Kosten nach Anwender- und Mandantenzahlen, Speicherkapazität und dem Umfang der zu verwaltenden Dokumente. Dieses sogenannte „Pay-per-Use“-Modell ist insbesondere für Unternehmen attraktiv, bei denen Arbeitsaufwand und Mitarbeiterzahl saisonbedingt nicht immer konstant sind und schwanken können. Darüber hinaus verringern sich mit einer externen Infrastruktur ebenso die Ausgaben für die eigene IT-Abteilung. Inhouse durchgeführte Wartungen, aufwendige Software-Implementierungen und -Aktualisierungen sind damit passé.

Integration lautet das Stichwort

Ein Umzug in die Wolke muss gut durchdacht und organisiert werden. Integration lautet hier das Stichwort, um Inselstrukturen zu vermeiden. Moderne ECM-Lösungen wie beispielsweise Hyarchis.Net stellen ohne technische Komplikationen eine Brücke zwischen der internen Infrastruktur und der Cloud her. In Zeiten, in denen Mobilität und Schnelligkeit eine Voraussetzung im Berufsalltag ist, verändern sich auch die Anforderungen an bestehende oder neue Unternehmenslösungen. Ergo: Ein standortunabhängiger und schneller Zugriff muss auch im ECM-Umfeld gegeben sein. Unmittelbar nach dem Meeting Dokumente erfassen, bearbeiten, im System ablegen und an den Außendienstmitarbeiter schicken – innerhalb der Cloud verringert sich dieser Arbeitsprozess auf nur wenige Minuten. Während Flexibilität und Transparenz aber für den einen absoluten Pluspunkt bei der Entscheidung für das private Cloud-Modell ausmachen, hadern andere genau damit.

ECM-Lösungen stellen hohe Anforderungen an Sicherheit, Compliance oder Performance. Viele Unternehmen haben ein ungutes Gefühl, wenn sie einem externen Server interne Dokumente anvertrauen. Vor der Migration der ECM-Daten in die Cloud stehen Unternehmen daher vor der Herausforderung, rechtliche Regularien genau zu analysieren.

Eng mit den Sicherheitsbedenken ist auch der Aspekt der Compliance verbunden. Interne wie externe Compliance-Anforderungen sollten vor der Migration schriftlich festgehalten werden. Doch was in der Theorie einfach klingt, ist in der Praxis ein bürokratisches Unterfangen. Zu beachten sind rechtliche Grundlagen, die sich wiederum auf verschiedene Landesrechte stützen und branchenspezifisch aufgearbeitet und festgehalten werden müssen: Schnell umgesetzt ist ECM in der Cloud nicht. Und auch wenn man in Zeiten von allgegenwärtigem Breitband gar nicht mehr darüber sprechen mag: Unzureichende WAN-Anbindungen können die Performance beeinflussen und eine negative Anwenderakzeptanz hervorrufen. Ob ECM innerhalb des Cloud Computing also einen Vorteil gegenüber Inhouse-Systemen bietet, bleibt abzuwarten. Momentan fehlen Erfahrungswerte und ausgereifte Statistiken.

Andre van der Doelen, Geschäftsführer beim ECM-Entwickler und -Hersteller VDD IQware, sieht die Zukunft von ECM in der Cloud noch kritisch: „Die Nachfrage nach ECM in der Cloud steigt, definitiv. Allerdings ist unserer Meinung nach der richtige Zeitpunkt dazu noch nicht gekommen. Bei der Umsetzung begegnen uns viele Kinderkrankheiten und Unklarheiten.“

Bildquelle: © VDD IQware


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