Alexander Springer, Prevero AG

BPM am ganz konkreten Beispiel

Über die Anforderungen an ein professionelles Planungs- und Controlling-Tool und die sich daraus ergebenden konkreten Aufgabenstellungen, sprachen wir mit Alexander Springer, CEO der Münchner Prevero AG.

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ITM: Herr Springer, wir hören häufiger, Controlling-Tools für das Business Process Management seien mittlerweile unverzichtbar. Da wir keine Allgemeinplätze mögen: Können Sie uns dies an einem ganz konkreten Beispiel erläutern?
Alexander Springer: Natürlich, lassen Sie mich dazu kurz die Vorgehensweise der Software erklären. Wenn Sie z.B. an beliebiger Stelle in einer Tabelle eine Zahl eingeben, wird diese Zahl in der Datenbank gespeichert. Das – ich nenne es mal zentrale Intelligenz-Tool der Software – erkennt die Bedeutung des eingegebenen Wertes automatisch und löst gleichzeitig eine Neuberechnung in allen ­Werten aus, die mit dieser Zahl betriebswirtschaftlich ­logisch in Verbindung stehen. Die neu berechneten Werte werden sofort in der Datenbank abgelegt und stoßen wiederum eine Neuberechnung der mit ihnen in Verbindung stehenden Werte an.

ITM: Und wie sieht das praktisch aus?
Springer: Angenommen, Sie geben ­einen einzelnen Personalwert neu ein – anstatt mit 17 Konstrukteuren planen Sie nun mit 25 – erfolgt automatisch eine Neuberechnung des gesamten projektbezogenen Personalaufwandes, des GuV-Ergebnisses, der Verbindlichkeiten aus Personalaufwand, des Finanz­saldos, des ­Betriebsmittelkontostandes und des ­Bilanzergebnisses. Gleichzeitig ändern sich die Kennzahlen eines Unternehmens, über die die Plandaten gesteuert werden. Und bei einem Konzern ändern sich natürlich ­zusätzlich die Werte der Muttergesellschaft, even­tuell noch ­einige Zahlen bei Schwesterunternehmen.

ITM: Wie lange dauert es, bis die Zahlen im System aktualisiert sind?
Springer: Unser Produkt Professional Planner arbeitet in Echtzeit, die Berechnungen in der Business Content Library, dem Intelligenz-Tool, erfolgen ­immer zur Laufzeit. Somit ist ­gewährleistet, dass mit ­jeder Eingabe alle Mitarbeiter, auf deren Bereich diese Eingabe eine ­Auswirkung hat, sofort die ­Veränderungen in ihren Planungsberichten sehen.

ITM: Wie sehe ich Zusammenhänge zwischen Nettoerlösen und Umsätzen?
Springer: Angenommen, ich verbuche im Dezember einen Netto-Umsatz in Höhe von 3.000 Euro. Der taucht sofort bei der Deckungsbeitragsberechnung auf und in der Gewinn- und Verlustrechnung, wo die 3.000 Euro als Ergebnis vor Steuern ausgewiesen werden. Im Registerblatt „Steuerrückstellung“ erfolgt eine automatische Berechnung der Steuervorauszahlung, und im Finanzplan wird der Betrag bei der Cash-Flow-Planung berücksichtigt.

ITM: Kann ich Aufwandsberechnungen durchführen?
Springer: Ja. Nehmen wir an, Sie kaufen im Juni ­sogenannte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe im Wert von 10.000 Euro ein. Diese 10.000 Euro verursachen eine Vorsteuer-Summe in Höhe von 1.900 Euro, die im Juli bei der Zahllast ans ­Finanzamt berücksichtigt werden müssen und die das System automatisch erkennt. Gleichzeitig ändert die Software eigenständig die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, die  aus dem Kauf dieser Betriebsstoffe entstehen: nämlich die Kosten für den Kauf zuzüglich der Steuern. Betriebsergebnis und Gewinn- und Verlustrechnung werden auch sofort angepasst.

ITM: Kann ich bei der Planung meiner Geschäftszahlen auch Annahmen treffen?
Springer: Selbstverständlich. Sie können während der Erstellung ­eines Forecasts sogenannte Was-wäre-wenn-Abfragen durchführen und sofort sehen, wie sich ein ­bestimmter Wert bei einer angenommenen Änderung entwickelt: Wenn ich fünf neue Vertriebsmitarbeiter beschäftige, brauchen die fünf neue ­Autos. Wie viel mehr Umsatz muss ich in ­welchem Zeitraum machen, damit sich diese Investition innerhalb der nächsten 2 Jahre rechnet?

ITM: Wie granular sind die Planungsdaten?
Springer: Auf der untersten Ebene, so feingliedrig wie notwendig. Spannender ist aber, dass man je nach ­Level und Verantwortungsbereich der Mitarbeiter Teilpläne definieren kann. Im Management-Dashboard sieht man nur noch aggregierte Daten, die man aber jederzeit transparent und nachvollziehbar runterbrechen kann.

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