Bitburger mit Transparenz im Einkauf

Der Einkauf von Dienstleistungen ist in den meisten Unternehmen mit einem hohen Aufwand verbunden.  Die Nachfrage nach einer neuen Softwarelösung ist aufgrund der Arbeitserleichterung für den Einkauf dementsprechend groß. Pool4tool entwickelte ein neues Modul für den Einkauf, eine SAP-integrierte Dienstleistungsbestellung mit Workflows. Die Bitburger Braugruppe setzt die Lösung bereits ein.

Braukessel der Bitburger Braugruppe.

Damit soll der Lieferant die tatsächlich erbrachten Leistungen und eventuelle Mehraufwände direkt am Portal rückmelden. Freigabe- und Leistungsprüfungsprozesse werden über einen Workflow gesteuert.

Die Schwierigkeit bei der Beschaffung von Dienstleistungen, wie zum Beispiel von Instandhaltungsarbeiten, liegt für Einkäufer vor allem darin, dass der tatsächlich geleistete Aufwand des Lieferanten oftmals von den ursprünglich vereinbarten Leistungen abweicht. Hat der Einkäufer dazu eine Bestellung in SAP angelegt, kann er eventuelle Mehr- oder Minderkosten nur mit einem hohen zusätzlichen Aufwand verbuchen, da die Bestellung vor der Rechnungsprüfung immer dem tatsächlichen Wert angepasst werden muss. Die Anbieterlösung soll dieses Problem lösen, indem sie diese Anforderungen bei der Beschaffung von Dienstleistungen unterstützt. So kann der Lieferant die tatsächlich erbrachte Leistung (Aufmaß) direkt am Portal rückmelden, heißt es. Nach einem wn Freigabe- und Rechnungsprüfungsprozess erfolgt direkt vom zuständigen Bedarfsträger die Rückmeldung, dass die verrechneten Leistungen ok sind – oder eben nicht. Laut Anbieter werden auch Leistungserfassungsblätter automatisch zur Bestellung in SAP gebucht, sodass die Rechnung später erfasst werden kann.

Als Folge davon soll die gesamte Dienstleistungsbestellung – von der Anfrage bis zur Rechnung – automatisch ablaufen. Auch Arbeitsstunden auf Vertragsbasis können ohne Leistungsverzeichnis rückgemeldet werden, heißt es weiter. Dies ist beispielsweise für externe Berater relevant, die so in vordefinierten Intervallen ihre geleisteten Stunden (Manntage) direkt am Portal erfassen können, womit man bei einem längerem Leistungszeitraum regelmäßig aktualisierte Daten erhält.

Die Bitburger Braugruppe hat das Thema Dienstleistungsbestellung in Angriff genommen: „In der Vergangenheit traten bei der Rechnungsprüfung oftmals Probleme auf, wenn die nach der Leistungserbringung fakturierten Mengen von jenen der Bestellung abwichen. Künftig können die Lieferanten das Aufmaß bzw. ihre Leistungsnachweise online über das Portal rückmelden und erhöhen damit die Transparenz für den Einkauf“, sagt Dieter Krütten, Einkauf Technik der Bitburger Braugruppe.

www.bitburger.de
www.pool4tool.com

Bildquelle: © Bitburger Braugruppe GmbH

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