31.08.2012
Business-Software
Von: Andreas Schaffry

Finanzsoftware für höhere Aussagekraft

Bionorica glättet Planungsprozess

Die Bionorica SE vereinheitlicht und konsolidiert die jährlichen Budgetkostenplanungen mit der Excel-basierten und in SAP integrierten Lösung Allevo und kann somit ihre Planung schnell, sicher und transparent durchführen.


Sinupret eignet sich für die Behandlung einer akuten Nasennebenhöhlenentzündung.

Produktkarussel von Bionorica

Verstopfte Nase, Druck im Kopf, berührungsempfindliches Gesicht, eingeschränkter Geruchssinn: Wer unter diesen Symptomen leidet, hat meist eine akute Nasennebenhöhlenentzündung. Viele Menschen behandeln sie erfolgreich mit Sinupret, einem apothekenpflichtigen pflanzlichen Arzneimittel (Phytopharmakon) aus dem Haus der Bionorica SE.

Der Phytopharmaka-Hersteller mit Hauptsitz in Neumarkt in der Oberpfalz entwickelt und produziert verträgliche und hochwirksame pflanzliche Medikamente. Dabei kommt das unternehmensspezifische Phytoneering-Konzept zum Einsatz: Es steht für die Entschlüsselung des Wirkstoffpotentials von Pflanzen (phytos) mit dem Einsatz von moderner Forschung und innovativen Technologien (engineering). Rund 15 Prozent des jährlichen Umsatzes werden in die Forschung und Entwicklung pflanzlicher Arzneimittel investiert. Bionorica erwirtschaftete mit mehr als 1.000 Mitarbeitern einen konsolidierten Nettoumsatz von 172 Mio. Euro im Jahr 2011.

400 Profitcenter integriert planen

Den Leitgedanken, die Ressourcen der Natur verantwortungsvoll zu nutzen, setzt Bionorica nicht nur vom Saatgut über die Herstellungsprozesse bis zum Fertigarzneimittel um, sondern auch in den Arbeitsprozessen und der Arbeitsumgebung. So gehört es im Unternehmen zur gelebten Nachhaltigkeit, CO2-Emissionen zu verringern und Energie zu sparen – in der Produktion genau wie in der Verwaltung oder beim Betrieb von Servern und Geschäftsanwendungen. Das zentrale SAP-ERP-6.0-System läuft mit Strom, der im eigenen Blockheizkraftwerk erzeugt wird.

Das Hauptziel beim Aufbau IT-gestützter Prozesse liegt jedoch in der Optimierung von Betriebsabläufen, zum Beispiel der Budgetkostenplanungen durch das zentrale Controlling. Seit Kurzem führt Bionorica die jährliche Finanzplanung für die rund 400 Profitcenter, die technisch gesehen identisch mit der Planung auf Kostenstellenebene ist, mit der Excel-basierten Planungssoftware Allevo durch, die von der Kern AG aus Freiburg entwickelt wurde. Mit der in SAP ERP integrierten Anwendung lassen sich alle Planungsobjekte durchgängig und effizient in einer benutzerfreundlichen Excel-Oberfläche direkt unter SAP CO planen und budgetieren. Die Software arbeitet auf der Basis konsolidierter Daten und löst eine selbst programmierte VBA-basierte Excel-Lösung ab.

Bessere Planwerte, bessere Entscheidungen

„Das bringt mehr Effizienz, Tempo, Transparenz und Aussagekraft in die Personal- und Investitionsplanung sowie in die Kostenplanung von Marketingprojekten“, verdeutlicht Markus Ulrich, Leiter Controlling bei der Bionorica SE. „Management und Führungskräfte erhalten qualitativ hochwertige Daten, die ihnen eine valide Entscheidungsgrundlage für die finanzielle Unternehmensplanung geben.“

Auch das zentrale Controlling und die Planer werden durch die in SAP integrierte Planung entlastet. So bleibt den Controllern mehr Zeit, ihre strategischen Aufgaben wahrzunehmen und Planungsdaten auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen und zu analysieren. Ein weiterer Vorzug ist, dass die Controller über das Statusmanagement in Allevo den aktuellen Stand aller Planungsobjekte lückenlos überblicken. „Ein Mausklick genügt, und wir sehen sofort, in welchen Planungsbereichen zeitliche Engpässe drohen, und können gegensteuern“, hebt Markus Ulrich hervor.

Dabei sind die Planungsprozesse heute „quasi im Handumdrehen“ erledigt. Die Daten, die die rund 45 Planer in die Excel-Oberfläche von Allevo eintragen, fließen unmittelbar in das SAP-System und werden dort verbucht. Umgekehrt sind alle für eine Planungsrunde notwendigen Ist-Daten aus dem SAP-ERP-System direkt in der Planungslösung verfügbar. Möglich ist dies, weil die Finanzsoftware als SAP-Add-In automatisch und bidirektional Daten mit dem SAP-CO-Modul austauschen kann.

Diese Vorteile machen sich insbesondere bei den detaillierten und komplexen Personal- und Personalkostenplanungen bemerkbar. Dank der IT-basierten Prozesse haben die Profitcenter-Verantwortlichen und die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie im Controlling stets eine klare Sicht auf die aktuellen Planzahlen. Das vereinfacht und beschleunigt die Abstimmung zwischen allen Beteiligten.

Zunächst erstellen die Profitcenter-Verantwortlichen die Planung für die Personalkosten und das Personal. Hier werden u.a. Gehaltserhöhungen, Zulagen und Fahrtgeld mitsamt Steuern und Sozialabgaben gemäß der Tarifeinstufung des einzelnen Mitarbeiters bis hinunter auf das Gehaltskonto errechnet – egal ob es sich um Lohn- oder Gehaltsempfänger handelt. Zugleich geben die verantwortlichen Planer an, wie viele Mitarbeiter sie neu einstellen wollen, und ob in Voll- oder Teilzeit.

Die Personalabteilung prüft die Planung und ergänzt sie um weitere Informationen wie etwa die Gehaltseinstufung bei neuen Stellen. Diese Daten benötigt das Controlling dann zur Berechnung der Personalkosten bis hinunter auf Mitarbeiterebene, die in einem letzten Schritt erfolgt. Bis dato mussten die Excel-Dateien für jeden einzelnen Arbeitsschritt umständlich neu erstellt und per Mail an die Beteiligten verschickt werden.

Abschreibungen automatisch berechnen

Auch Investitionsvorhaben wie der Kauf neuer Maschinen, die Anschaffung von IT-Systemen oder der Bau eines Hochregallagers oder einer Produktionshalle lassen sich mit der Finanzlösung jetzt direkt in der ERP-Lösung planen. Dabei errechnet die Planungsanwendung für jedes Projekt automatisch die erwarteten Abschreibungen und verbucht sie umgehend korrekt im richtigen Profitcenter unter SAP CO.

Darüber hinaus nutzt Bionorica die Softwarefunktionen für die flexible Planung. Das Unternehmen kann so mehrere Marketingprojekte in verschiedenen Planungslayouts gleichzeitig auf einem Excel-Blatt bearbeiten. Dabei werden Marketingkampagnen wie Sonderaktionen mit Apotheken und Arzneimittelhändlern oder der Einsatz von Werbemitteln bei der Einführung neuer Arzneimittel auf der Ebene von PSP-Elementen geplant.

Da die Software Excel mit SAP verschmilzt, konnte Bionorica außerdem einheitliche Planungsprozesse auf der Grundlage standardisierter Excel-Oberflächen aufbauen. Nicht zuletzt sorgt die neue Lösung auch für eine effizientere Kommunikation zwischen dem Controlling und den Planern in den internationalen Tochtergesellschaften, die kein SAP-System einsetzen: Die Planer vor Ort erhalten per E-Mail eine vorkonfigurierte Excel-Datei, in die sie ihre Planzahlen offline eintragen. Diese Datei senden sie an das Controlling zurück, das die Daten dann mit einem Mausklick direkt in SAP CO einspielt.

Markus Ulrich zieht ein Fazit. „Wir profitieren seit der Einführung von den Vorteilen einer vollständig in SAP integrierten Planung und haben die erste Planungsrunde für 2012 erfolgreich abgeschlossen.“ Dabei hat sich der Zeitaufwand für die Implementierung der Planungssoftware – sie konnte per SAP-Transportauftrag binnen weniger Stunden installiert werden – und die Anwenderschulung in überschaubaren Grenzen gehalten. Nach wenigen Beratertagen waren die Endanwender im zentralen Controlling in der Lage, produktiv mit der neuen Lösung zu arbeiten. Auch weitere Vorhaben stehen auf dem Programm: So will das Controlling künftig die Reportingfunktionen nutzen, um dem Management aussagekräftigere und optisch ansprechend aufbereitete Monatsberichte mit Plan-Ist-Vergleichen automatisiert per E-Mail bereitzustellen.

www.bionorica.de

www.kern.ag

Bildquelle: Bionorica SE


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