22.05.2012
Dokumentenmanagement
Von: Michael Kienzler

DGR nutzt Haufe Suite

Auf neuen Wissenswegen

Die Mitarbeiter der DGR Deutsche Genossenschafts-Revision Wirtschaftsprüfungsgesellschaft GmbH wissen, wie sie Unternehmen in den Bereichen Steuern, Wirtschafts- und IT-Prüfung optimal beraten und unterstützen. Dank Digitalisierung ist es dabei einfach, jederzeit auf Fachwissen zuzugreifen.


Die Kernkompetenzen der DGR mit Sitz in Bonn liegen in der „klassischen“ Abschlussprüfung und prüfungsnahen bzw. betriebswirtschaftlichen Beratung.

Das Bild des Kisten schleppenden Wirtschaftsprüfers, der für seine Arbeit bei den zu prüfenden Unternehmen eine Vielzahl von Nachschlagewerken mitbringt, ist mittlerweile weitgehend überholt. Trotzdem: Hintergrundwissen rund um die Themen Steuern und Wirtschaftsprüfung werden die Finanzexperten immer benötigen. Die Kernkompetenzen der DGR liegen in der „klassischen“ Abschlussprüfung und prüfungsnahen bzw. betriebswirtschaftlichen Beratung. Daneben bietet die DGR Unternehmen IT-Prüfung und prüfungsnahe IT-Beratung an. Die dritte Säule umfasst die laufende Steuerberatung wie auch die projektbegleitende Beratung bei Steuerplanung, Restrukturierung von Unternehmen, Joint Ventures und Kapitalmaßnahmen.

Rechtliche Vorgaben einhalten und gleichzeitig die Mandanten gut beraten – im Spannungsfeld häufiger Gesetzesänderungen bewältigen die Mitarbeiter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft täglich diesen Spagat. Die Voraussetzungen für korrekte Ergebnisse sind dabei umfassende Kenntnisse der Mitarbeiter einerseits und Zugang zu tagesaktuellen und rechtssicheren Fachinformationen andererseits. Um letzteres zu gewährleisten, entschieden sich einzelne Abteilungen der DGR bereits vor rund zehn Jahren für den Einsatz von Haufe-Fachwissen.

Einführung webbasierter Datenbanken

Zu Beginn nutzte das Unternehmen CDs. Da ein Großteil der 71 Prüfer der DGR und des DGRV jedoch im Außendienst tätig ist, war diese Lösung vor allem aufgrund des Aktualisierungsaufwandes umständlich. Klaus Straube, Leiter IT-Betrieb, erinnert sich: „Die Updates mussten auf jedem Notebook separat eingespielt werden. Mit veralteten Nachschlagewerken können Prüfer nicht arbeiten – schließlich besteht die Gefahr, gesetzliche Fortentwicklungen zu übersehen.“ Die Lösung des Problems versprach sich die Geschäftsführung in der Einführung webbasierter Datenbanken. Da die Qualität der Haufe-Fachinformationen über Jahre hinweg überzeugt hatte, wandte sich das Unternehmen bei der Suche nach passenden Produkten erneut an jenen Anbieter.

Dieser überzeugte die DGR mit der Wissensmanagementlösung Haufe Suite und der Fachdatenbank „Steuer Office Gold“. Die modular aufgebaute Web-Plattform, die laut Anbieter jederzeit erweiterbar ist, bietet den Nutzern klare Vorteile: einen ortsunabhängigen Zugriff, rechtssichere und tagesaktuelle Fachinformationen inklusive einem News-Service, der immer über aktuelle Neuerungen informiert, eine Vielzahl von Werkzeugen und ein umfassendes E-Learning-Angebot. Ein weiteres Plus: Die Suite kann als Extranet- oder Internetlösung eingeführt werden. Damit haben Unternehmen die Wahl, welche Form der Wissensbereitstellung am besten in das Unternehmenskonzept passt.

Automatische Vernetzung


Die Implementierung der Suite war laut Anwender einfach. Die IT-Administratoren der DGR erhielten vom Anbieter eine kurze Einführung. Auf Basis dieses Wissens übernahmen sie die Einrichtung und Freischaltung der Accounts. Da im Vorfeld noch nicht alle zukünftigen Suite-Nutzer mit Haufe-Produkten gearbeitet hatten, organisierte die DGR eine Inhouse-Schulung zu den zentralen Funktionalitäten der Suite.

Angesichts der in der Suite enthaltenen Informationsmenge benötigen die Nutzer bei der Recherche einen starken Partner. Eine Forderung, welche die semantische Suche – das Herzstück der Plattform – mit einem mächtigen Algorithmus erfüllt: Da natürliche Sprache erkannt wird, ist die Eingabe ganzer Suchphrasen möglich. Darüber hinaus schlägt das System alternative oder sinnverwandte Suchbegriffe vor und verbessert automatisch Rechtschreibfehler. Zusätzlich bieten Filter die Möglichkeit, die Ergebnisse noch feiner zu justieren. „Unsere Mitarbeiter bearbeiten hochkomplexe Sachverhalte. Je schneller sie benötigte Informationen finden, umso weniger werden sie aus ihrer Konzentration gerissen. Damit steigert die Suite direkt unsere Produktivität“, so Klaus Straube.

Neben Fachinformationen lassen sich auch unternehmenseigene Dokumente und Inhalte von Drittanbietern in die Suite integrieren. Dabei werden alle Inhalte automatisch miteinander vernetzt und „verschlagwortet“. Der Vorteil dieser ganzheitlichen Lösung: Die Mitarbeiter müssen statt mehrerer Abfragen zu einem Sachverhalt nur eine einzige Suche starten. Die Trefferliste liefert Ergebnisse aus sämtlichen integrierten Quellen.

Datensicherheit ein wichtiges Thema

Nicht nur in Sachen Funktionalität, sondern vor allem auch hinsichtlich der Sicherheit seiner Lösung legt Haufe Wert auf höchste Standards. Dazu Michael Kienzler, Senior Projektleiter bei Haufe-Lexware: „Datensicherheit ist für Unternehmen ein wichtiges Thema. Wir setzen daher auf ein deutsches Top-Rechenzentrum, das den höchsten Anforderungen entspricht und zudem von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BAFIN), als bankensicher auditiert wurde. Die Daten unserer Kunden sind so in den besten Händen.“

Doch selbst die Unterstützung durch die besten Fachinformationen ersetzt nicht das Profiwissen in den Köpfen der Mitarbeiter. So legt auch die DGR großen Wert auf die Fortbildung ihrer Mitarbeiter. Als Nutzer des Fachinformationspaketes „Steuer Office Gold“ kann jeder Mitarbeiter mit entsprechendem Zugriff pro Jahr an mindestens 24 Schulungen ohne Zusatzkosten teilnehmen. Die Themen der Trainings reichen von laufenden Brennpunkten der Prüfung und Beratung bis hin zu aktuellen Praxisthemen. Dabei besteht die Wahl, die Weiterbildungen live zu absolvieren oder zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Mediathek abzurufen.

Deutsche Genossenschafts-Revision Wirtschaftsprüfungsgesellschaft GmbH

  • Branche: Steuern, Wirtschafts- und IT-Prüfung
  • Gründung: 1947
  • Sitz: Bonn
  • Mitarbeiter: rund 60

www.dgr-wpg.de


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