Beratung im Zuge der Einführung von Standardsoftware

Auf die zweite Meinung bauen

Standardsoftware soll für mittelständische Unternehmen aufgrund des Kosten-Nutzen-Verhältnisses häufig die erste Wahl sein. Deren Einführung wird oftmals durch den Hersteller realisiert und durch eine unabhängige IT-Consulting-Firma begleitet. Eine zweite Meinung im Zuge der externen Beratung könnte oftmals das Geld wert sein.

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Kleinere Firmen geben am meisten Geld für ihre IT aus. Zu diesem Ergebnis kam die Studie „Wertbeitrag der IT zum Unternehmenserfolg” von Pricewaterhouse Coopers. Demnach investieren Unternehmen mit weniger als 200 Mitarbeitern im Schnitt doppelt so viel Geld in die IT wie Unternehmen mit 500 bis 1.000 Beschäftigten. Die Gründe sind vielschichtig: Einerseits sind viele Lösungen großer Hersteller für den Mittelstand oft ganz einfach überdimensioniert. Andererseits verfügen kleinere Unternehmen in der Regel nicht über genügend personelle Ressourcen, um sich in dem Maße systematisch um ihre betriebsunterstützende IT zu kümmern, wie es aus fachlicher Sicht nötig wäre.

Externe Beratung

Probleme treten in der Regel erst dann auf, wenn Standardsoftware neu eingeführt und/oder bestehende Systeme abgelöst werden sollen. Spätestens dann ist jeder Mittelständler auf externe Beratung angewiesen. Zwar versprechen die Hersteller von Standardsoftware, dass gerade ihr System ganz genau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt ist – in Wahrheit sind dabei meist doch umfangreiche Anpassungen und Konfigurationen notwendig, bis die Software produktiv einsetzbar ist. Dabei liegt es in der Natur der Sache, dass moderne Standardprodukte wie ERP-, CRM- oder SCM-Systeme einen größeren Funktionsumfang aufweisen als vom Kunden verlangt wird. Da hilft auch ein gut durchdachtes Einführungsvorgehen des jeweiligen Herstellers nichts – es ist und bleibt schwierig, zwischen den notwendigen Funktionalitäten und dem klassischen „nice to have“ zu unterscheiden. Es gibt jedoch Vorgehensweisen, die zu besseren Ergebnissen führen könnten: IT-Landscaping und der Prozess der zweiten Meinung.

Effektives IT-Landscaping

Die Einführung einer Standardsoftware bedeutet in jedem Fall eine größere Änderung innerhalb der bestehenden IT-Landschaft – unabhängig von der Größe des Unternehmens. Die Umsetzung muss da-her optimal auf die Geschäftstätigkeit des jeweiligen Mittelständlers abgestimmt sein. Die etablierten Methoden zur unternehmensweiten Abstimmung der IT auf den Fachbereich sind sehr umfangreich. Da eine verständliche und kommunizierbare Darstellung der Systemlandschaft die wichtigste Voraussetzung ist, bleibt dieser Schritt jedoch eine große Herausforderung. Der Grund: Es existieren zwar oftmals standardisierte Gesamtdarstellungen, wie sie beispielsweise im Bereich des Enterprise Architecture Management (EAM) verwendet werden, diese sind jedoch gerade für Mittelständler zu umfangreich. Hier genügt eine einfache Darstellung, wie etwa die  Zuordnung von IT-Systemen oder IT-Funktionen zu den zentralen Geschäftsobjekten und -prozessen. Zu den Geschäftsobjekten zählen etwa Kunden, Aufträge, Produkte oder Rechnungen sowie die zugehörigen Organisationseinheiten. Sämtliche Informationen werden erfasst und generell beschrieben. Als gute Möglichkeit zur anschließenden Gesamtdarstellung hat sich eine Abbildung auf die verschiedenen IT-Systeme mit einer Crud-Matrix (Create, Read, Update und Delete) als  hilfreich erwiesen. Durch dieses Vorgehen wird ersichtlich, welche Systeme für welches Geschäftsobjekt zuständig und wo gegebenenfalls Redundanzen oder andere Problemfelder vorhanden sind. Nach demselben Prinzip funktioniert auch die Zuordnung zu den Geschäftsprozessen, die auf oberster, maximal jedoch auf zweitoberster Ebene dargestellt werden. Anschließend erfolgt die Zuordnung unterstützender Systeme als Sammlung von Services zum jeweiligen Geschäftsprozess. Durch diese Vorgehensweise wird ersichtlich und bewertbar, welche Prozesse von welchen Systemen wie gut unterstützt werden. Unterscheidet man noch zwischen zentralen und unterstützenden Systemen wird eine Gesamtsicht auf die Anwendungslandschaft möglich. IT-Land­scaping kann durch externe IT-Berater durchgeführt werden und hat sich als Grundlage für die Ablösung bestehender Systeme durch Standardsoftware bewährt.

Der Nutzen einer zweiten Meinung

Viele Hersteller arbeiten mit bevorzugten Partnern zusammen, die viel Erfahrung mit der Einführung des jeweiligen Standardproduktes verfügen. Sie setzen auf durchdachtes Vorgehen sowie klar strukturierte Umsetzung der notwendigen Konfigurations- und Anpassungsarbeiten. Um die Vorschläge auf Risiken und Fehler prüfen zu können, ist ein möglichst neutrales Urteil notwendig. Am besten beauftragt man damit einen externen IT-Consulting-Dienstleister, beispielsweise die Trivadis AG, der möglichst neutral am Markt agiert und keine herstellerspezifischen Umsetzungsinteressen verfolgt. Ein Review eines Einführungsprojektes ist eine verhältnismäßig kleine Investition, die jedoch vor falschen Entscheidungen schützt. Richtig beraten können Mittelständler so teure Fehlinvestitionen und damit verbundenen Ärger bereits im Vorfeld vermeiden.

Bildquelle: © iStockphoto.com/A-Digit

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