Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die Kosten für Output machen bis zu drei Prozent des Gesamtjahresumsatzes eines Unternehmens aus. Grund genug, hier den Rotstift anzusetzen.

Obwohl immer mehr Dokumente im Unternehmen digital statt in Papierform abgelegt werden, hat sich das papierlose Büro nicht durchgesetzt. Dabei sind sich die meisten Unternehmen keineswegs im Klaren darüber, wie viel sie für das Output-Management ausgeben. Um Kosten einzusparen, ist es daher im ersten Schritt wichtig, sich Transparenz über die Ausgaben zu verschaffen.

In vielen Unternehmen gehören Arbeitsplatzdrucker zum Standard. Das mag in Einzelfällen sinnvoll sein, für einen Bankberater beispielsweise, der Unterlagen direkt während des Beratungsgesprächs ausdrucken muss. In vielen anderen Fällen stellen die Geräte einen Kostenfaktor dar: Sie verleiten dazu, mehr Dokumente zu drucken als eigentlich notwendig. Die Mitarbeiter verbringen auch Arbeitszeit damit, Papier aufzufüllen, Toner zu bestellen, zu wechseln und kleinere Druckerprobleme wie Papierstau zu lösen. Hinzu kommen Anschaffungs-, Wartungs-, Reparatur- und Stromkosten. Jedes Output-Gerät im Unternehmen kostet bares Geld, das an dieser Stelle leicht eingespart werden kann.

Das passende Konsolidierungskonzept

Nicht nur die Anzahl der Geräte beeinflusst die Druckkosten, sondern auch die Art des Geräts. Der Einsatz eines A3-Kopierers ist beispielsweise nur dann sinnvoll, wenn auch tatsächlich Dokumente im A3-Format kopiert werden. Greifen mehrere Mitarbeiter auf ein Gerät zu, verringert sich die Anzahl der Geräte und damit auch die Anschaffungs-, Wartungs-, Reparatur- und Energiekosten. Gleichzeitig kann ein leistungsfähiges Modell mit niedrigeren Seitenkosten eingesetzt werden.

Das passende Konsolidierungskonzept berücksichtigt auch die Produktivität der Mitarbeiter und die Auslastung der Output-Geräte. Wenn die Mitarbeiter pro Tag eine halbe Stunde damit verbringen, von ihrem Arbeitsplatz zum Drucker zu laufen, ist dabei wenig Arbeitszeit gespart. Wichtig ist daher, zu analysieren, welche Abteilung welche Dokumente druckt, faxt oder scannt, ob vorwiegend Farb- oder Schwarz/Weiß-Dokumente ausgedruckt werden und wie die einzelnen Output-Geräte ausgelastet sind. Auf dieser Basis kann entschieden werden, welche Modelle angeschafft und wo sie am sinnvollsten platziert werden.

Geräte helfen beim Sparen

Moderne Multifunktionsgeräte verfügen über einen geringen Energieverbrauch und bieten durch Installation individueller Softwarelösungen die Möglichkeit, dokumentenbasierende Prozesse zu automatisieren. Beispielsweise lassen sich Dokumente scannen und direkt auf der Festplatte des Multifunktionsgeräts speichern, um sie bei Bedarf zu drucken. Der standardmäßig verfügbare Duplex-Druck hilft dabei, den Papierverbrauch um bis zu 30 Prozent zu reduzieren. Die Scanvorschau und die Multi-up-Funktion, bei der mehrere Seiten verkleinert auf einer Seite gedruckt werden, vermeiden unnötige Ausdrucke. Darüber hinaus können Anwender nicht mehr benötigte Druckaufträge am Display des Geräts löschen.

Um die beste Strategie zum Einsparen der Kosten zu finden, ist es empfehlenswert, sich von Experten beraten zu lassen, die sich auf Managed Print Services (MPS) spezialisiert haben. Eine solche Beratung bietet beispielsweise der Output-Spezialist Lexmark gemeinsam mit seinen Partnern. Dabei geht es nicht nur um eine einmalige Analyse und die entsprechende Umsetzung, sondern um ein aktives Dienstleistungskonzept, bei dem laufend kontrolliert und überprüft wird, ob die Output-Infrastruktur noch optimal an die sich verändernden Gegebenheiten angepasst ist.

Die Output-Infrastruktur zu optimieren und damit die Druckkosten zu senken, lohnt sich für nahezu jedes Unternehmen. Wichtig ist dabei jedoch, dass die Änderungen strategisch und professionell geplant sowie umgesetzt werden – nur dann führen sie auch zum gewünschten Erfolg.

Bildquelle: © Lexmark