08.10.2012
Cloud Computing
Von: Konstanze Kulus

Einsatz von Groupware-Lösungen aus der Cloud

Abheben oder am Boden bleiben?

Inwieweit lohnt sich der Einsatz von Groupware-Lösungen aus der Cloud für mittelständische Unternehmen?


Auf den ersten Blick scheinen sie ein seltsames Paar zu sein: „Cloud“, eines der IT-Modewörter der vergangenen Jahre, und „Groupware“, ein mittlerweile etwas angestaubter Begriff aus den 90er-Jahren. Ist der Begriff auch veraltet, hat Groupware doch nicht an Aktualität verloren. Klassisch versteht man darunter IT-gestützte Werkzeuge zur Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen. Dies beinhaltet das persönliche Informationsmanagement mit E-Mail, Kontakten und Kalenderdaten inklusive der Möglichkeit, diese in der Gruppe zu teilen. Hinzu kommen oft Funktionen zur Dateiverwaltung und -bearbeitung sowie weitere Kommunikationswerkzeuge wie Instant Messaging und Funktionalitäten der sozialen Netzwerke.

Betrachtet man die Nutzung von Groupware-Anwendungen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, ergibt sich ein heterogenes Bild. Im Kern steht dabei E-Mail als zentrales Medium der elektronischen Kommunikation. Nach einer Studie des Anbieters Parallels vertrauen 33 Prozent der befragten kleinen und mittelständischen Unternehmen auf kostenlose E-Mail-Anbieter. Weitere 45 Prozent nutzen E-Mail-Dienste aus einem vorhandenen Webhosting-Paket und 19 Prozent betreiben einen E-Mail-Server im eigenen Haus.

Standard gepaart mit nutzungsabhängigen Preisen

Diese Zahlen zeigen, dass es für den Einsatz cloud-basierter Groupware-Lösungen zwei Ausgangssituationen gibt. Dies sind zum einen kleine Unternehmen, die bisher kostenlose Anbieter nutzen und ihre IT professioneller gestalten möchten. Dazu zählen erweiterte Groupware-Funktionen, wie sie viele Webhoster als Zusatzpaket anbieten. Auf der anderen Seite des Spektrums befinden sich die mittelgroßen Unternehmen. Bei ihnen spielen kostenlose E-Mail-Anbieter kaum eine Rolle, stattdessen betreibt die Mehrzahl eigene E-Mail-Server, häufig in Form einer Groupware-Lösung wie Microsoft Exchange. Für sie ist die Auslagerung zu einem Dienstleiter oftmals besonders aus Kostengründen von Interesse.

Die Auslagerung von E-Mail- und Groupware-Anwendungen ist zunächst einmal nichts Neues, Systemhäuser und größere IT-Dienstleiter bieten solche Lösungen schon seit geraumer Zeit an. Neu hingegen ist die zunehmende Standardisierung der Angebote. Gepaart mit einer nutzungsabhängigen Preisgestaltung wird die Auslagerung so auch für mittelständische Unternehmen interessant. Dies spiegelt sich auch in einem stetig wachsenden Angebot wider. Zu nennen sind hier zunächst die großen Anbieter Google und Microsoft. Google vermarktet seine für Privatnutzer kostenlosen Groupware-Lösungen als „Apps für Business“ auch in Deutschland. Vertrieb und Beratung sind über ein Partnernetzwerk organisiert. Auch Microsoft bietet mit Office 365 ein umfangreiches Groupware-Paket in der Cloud. Kunden können dies direkt bei dem Anbieter oder über Vertriebspartner wie beispielsweise Vodafone bestellen. Darüber hinaus bieten viele Systemhäuser standardisierte Exchange-Lösungen an („Hosted Exchange“). Größere überregionale Anbieter sind hier etwa Dogado, Quality Hosting oder SimpleASP.
Im Umfeld von Microsoft Exchange tummelt sich zudem eine Reihe von Alternativen auf Open-Source-Basis. Anwendungen wie Kerio Connect, Open-Xchange, Zarafa oder Zimbra bieten einen vergleichbaren Funktionsumfang zu meist günstigeren Konditionen. Nutzungsabhängige Cloud-Lösungen sind hier noch weniger verbreitet als im Microsoft-Umfeld, werden aber zunehmend von Systemhäusern angeboten.

Auf den Support achten

Bei der Vielzahl von Anbietern ist ein sorgfältiger Vergleich anzuraten. Die Kosten liegen je nach Speicherplatz und Funktionsumfang zwischen vier und 20 Euro pro Nutzer im Monat. Während Einstiegsangebote beispielsweise oft bei der Synchronisation mit Mobilgeräten limitiert sind, bieten Premiumangebote erweiterte Funktionen wie browserbasierte Office-Anwendungen oder rechtssichere Datenarchivierung.

Bei der Auswahl zu beachten sind auch Art und Umfang des Supports. So bieten Google und Microsoft für ihre Angebote einen telefonischen Support rund um die Uhr, während regionale Systemhäuser mit einer persönlicheren Betreuung punkten können. Ähnlich sieht es beim Datenschutz aus. So machen Google und Microsoft oft keine verbindlichen Aussagen darüber, wo Daten gespeichert werden. Allerdings bemühen sich beide Anbieter, Kunden beim Thema Sicherheit und Datenschutz entgegenzukommen. Microsoft bietet bereits seit Ende 2011 Standardverträge zur Auftragsdatenverarbeitung an. Bei Google soll dies noch im Lauf dieses Jahres möglich sein. Rechtlich auf der sicheren Seite ist man bei Angeboten, die von Systemhäusern auf Servern in Deutschland betrieben werden.
Eine Migration in die Cloud sollte möglichst reibungslos ablaufen und alle vorhandenen Daten der alten E-Mail- bzw. Groupware-Infrastruktur übernehmen. Hierzu liefern viele Anbieter Werkzeuge, die den Datenimport aus gängigen Systemen unterstützen. Wer keine Werkzeuge in­stallieren möchte, kann zudem auf Cloud-Migrationsdienste wie zum Beispiel www.groupware-umzug.de der Audriga GmbH zurückgreifen.

E-Mail- und Groupware-Angebote in der Cloud existieren viele. Ob der Wechsel zu einem Cloud-Anbieter sinnvoll ist, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden. Eine stichpunktartige Entscheidungshilfe liefert der oben stehende Kasten. Ratsam ist es, zunächst nach Testzugängen zu fragen und das gewählte Angebot vor einem Wechsel mit einer kleinen Anzahl von Nutzern zu prüfen. 


Checkliste: Groupware aus der Cloud
Folgende Argumente können für einen Wechsel zu einem Cloud-Angebot sprechen:

  • Einsparung von Lizenz- und Hardwarekosten bei einem eigenen E-Mail- oder Groupware-Server
  • Aspekte wie Hochverfügbarkeit, Archivierung oder Spam-Schutz
  • Ressourcenmangel hinsichtlich des Personals für den Betrieb von E-Mail- oder Groupware-Anwendungen
  • Es sind keine anderen Systeme (z.B. CRM) mit E-Mail- oder Groupware-Anwendungen eng integriert.
  • keine speziellen Anforderungen an die Konfiguration einer E-Mail- oder Groupware-Anwendung

Quelle: www.audriga.com

Bildquelle: ©iStockphoto.com/chinaface

 


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