02.03.2009
Zeitschriften

3 Fragen an...

Die traditionelle Datenverarbeitung hat sich längst zu einer modernen Informationsverarbeitung weiter ­entwickelt. Heute berechnet der Computer nicht mehr nur simple Zahlen und Tabellen, sondern hilft auch beim Schreiben von Texten, beim Bearbeiten von Bildern und Grafiken oder dem Erzeugen bunter Multimedia-Inhalte.


Meistens sind dafür jeweils Spezialprogramme entwickelt worden, deren Output es im Sinne eines effizienten Content- bzw. Dokumentenmanagements (DMS) oftmals mit den kaufmännischen ERP-Lösungen zu integrieren gilt. Die Gretchenfrage dabei: Sollte die Integration in Eigenregie erfolgen – oder sollte einer der Software-Lieferanten für die Integration des DMS bzw. der Lösung für das Enterprise Content-­Management (ECM) sorgen? IT-MITTELSTAND befragte zwei Experten: Steffen Rattke, Geschäftsführer beim ERP-Anbieter IAS GmbH und Karsten Renz, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter (CEO) des DMS-Anbieters Optimal Systems.

ITM: Worauf sollten Mittelständler bei der Integration von ERP- und ECM- bzw. DMS-Systemen achten, um eine langfristig tragfähige Lösung zu erhalten?

Steffen Rattke: Die Komplexität der Integration von ERP- und DMS-Systemen steigt mit der Unterschiedlichkeit der Technologie, auf der die beiden Systeme aufsetzen. Daher sollte man sehr darauf achten, dass die Systemarchitektur identisch und die Möglichkeit des Systemwechsels bei beiden Systemen bei Bedarf gewährleistet ist.

Generell ist die Thematik „Schnittstelle“ bei zwei getrennten Systemen am intensivsten zu analysieren. Die Frage ist: Wie gut lassen sich Dokumente in allen Bereichen des ERP-Systems einbinden bzw. aus allen Bereichen aufrufen? Optimal ist natürlich ein DMS-System, das bereits integrierter Bestandteil eines ERP-Systems ist. ERP-erzeugte Belege können automatisch als Dokument im DMS-System abgelegt und mit den unterschiedlichen Kriterien katalogisiert werden. Links von beliebigen Stellen im ERP-System zum DMS-Modul sind meist sehr einfach umsetzbar.

Karsten Renz (siehe Bild rechts): Hier müssen unbedingt zwei Punkte beachtet werden: Flexibilität und Schnittstellenstärke. Beide Softwaresysteme sollten offen sein und Schnittstellenstandards unterstützen, denn die Verwendung von bewährten Standards ermöglicht eine leichte Anbindung und somit einen reibungslosen Datenaustausch mit anderen Systemen. Eine nahtlose Integration ist deshalb so wichtig, weil sie eine spürbare Entlastung des ERP-Systems durch die Auslagerung von Daten und Dokumenten zu Kunden, ­Geschäftspartnern, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten in das ECM/ DMS-System ermöglicht.
Empfehlenswert ist eine Lösung, die den Zugriff auf Informationen und Dokumente auch unabhängig von den Systemen gewährleistet – das heißt, dass die Recherche nach Dokumenten aus dem ERP-System heraus möglich ist bzw. auch ohne das ERP-System erfolgen kann.

Zudem sind Anwenderfreundlichkeit und Anpassbarkeit von großer Bedeutung. Ein System, das intuitiv zu bedienen ist, wird leichter von den Mitarbeitern akzeptiert und umfassend genutzt. Außerdem besteht die Möglichkeit, das System bis ins kleinste Detail an jede kundenspezifische Anforderung ohne Programmieraufwand anzupassen. Das spart Zeit und Kosten.

ITM: Mit welchen einmaligen und welchen laufenden Kosten ist im Durchschnitt für Implementierung, Betrieb und Anpassung bzw. Weiterentwicklung der Schnittstellen zwischen ERP- und DMS-Lösung in mittelständischen Unternehmen zu rechnen?
Renz: Die spannende Frage ist, was eine Integration der Systeme leisten soll. Der Aufwand der Implementierung hängt sehr vom gewünschten Funktionsumfang und dem Grad der Integration ab und ist daher nicht standardisiert: Er kann von zwei Tagen für eine Standard­anbindung bis zu über 100 Tagen für eine komplexere Installation mit Rechnungseingangs-Workflow inklusive automatisiertem Datenabgleich betragen.

Wir bieten unsere Standardschnittstellen zu einem festen einmaligen Preis. In den Wartungsvertrag wird die Pflege der Schnittstelle aufgenommen, so dass die Kosten für zusätzliche Releases verlässlich werden. Zu den Kosten für notwendige Anpassungen seitens des ERP-Systems können wir keine Angaben machen, da sie meist vom ERP-Dienstleister des Kunden ausgeführt werden.

Rattke: Schnittstellen sind die Kostentreiber und bei jeder Veränderung permanent vorhanden. Die reine Installation eines DMS-Systems ist von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich. Natürlich sind funktionale Standards wie Versionierung, Verschlagwortung, Berechtigungskonzept, Anbindung an ein Archiv usw. zu prüfen.
Sind ERP und DMS unterschiedliche Systeme und verschiedene Technologien, so muss für Anpassungen unterschiedliches Know-how aufgebaut ­werden, bzw. sind eventuell unterschiedliche Service-Partner zuständig. Die reinen Software-Kosten sind meist User-abhängig und damit nicht einfach zu beziffern. Ab 10.000 Euro plus 15 bis 20 Prozent Release-Pflege plus drei bis zehn Manntage Schnittstellenkosten sind sicher das Minimum.

ITM: Wie sollten diese Schnittstellen beschaffen sein, damit auch andere Lösungen in Bereichen wie Workflow, Content-Management oder CRM nahtlos, schnell und kostengünstig ergänzt werden können?

Renz: Wir setzen auf ein modular aufgebautes ECM/DMS-System mit Standardschnittstellen, die einen unkomplizierten Ausbau der IT-Infrastruktur möglich machen wird. Beliebige Softwarekompo­nenten können eingebunden und individuelle und vielfältige Lösungen sukzessiv ausgebaut werden. Dabei übernimmt das ECM-System zunehmend die Rolle einer unternehmensweiten und auch -übergreifenden Infrastruktur. Geschäftsprozesse können modelliert werden, wie sie jeweils gebraucht werden.

Rattke: Anhand der gewünschten Integ­ration weiterer Module, die mittlerweile  wesentliche Bestandteile einer ERP-Installation sind, zeigt sich der Vorteil einer Software, die DMS, CRM und Content-Management zusammen mit dem ERP aus einer Hand anbieten kann. Die Aufwände der Schnittstellen sind doch sehr hoch, wenn man mit unterschiedlichen Anbietern eine integrierte Lösung herstellen will. Hinzu kommt, dass verschiedene ERP-Systeme nicht den Zugriff auf alle Datenbankfelder zulassen. Wenn es also zwangsläufig zu einer Anbindung fremder Softwareprodukte wie CRM, und CMS kommt, sind systemoffene und bidirektionale Schnittstellen Pflicht. 


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