Synergien zweier Welten

Interview mit Mike Wagner, Prokurist im Geschäftsbereich Outsourcing & Consulting Services bei der Info AG

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ITM: Herr Wagner, welchen Trend sehen Sie derzeit im Bereich „IT-Outsourcing“ – insbesondere mit Blick auf mittelständische Unternehmen?
Mike Wagner: Zurzeit zeichnet sich ab, dass Outsourcing-Modelle, die allein auf die Senkung der IT-Kosten abzielen, vielen mittelständischen Unternehmen nicht genügen. Prozessgetriebenes Outsourcing ist ein neues Konzept, bei dem IT-Dienstleister und Kunden die Prozessverantwortung gemeinsam übernehmen und das Business-IT-Alignment erheblich verbessern. IT-Outsourcing wird zunehmend zu einem Instrument, das die eigenen Geschäftsprozesse mithilfe von Experten strafft.

Ein weiterer Trend ist die Kombination von Outsourcing und Cloud: Hier spricht man von einer Hybrid Cloud, einer Kombination aus Outsourcing/OnPremise und Cloud-Services. Diese Lösung verbindet die Vorteile des klassischen Outsourcings mit denen des Cloud-Ansatzes. So lassen sich maßgeschneiderte IT-Lösungen umsetzen.

ITM: Wann ist der beste Zeitpunkt, um sich mit dem Auslagern von IT zu befassen?
Wagner: Das Thema wird primär von der eigenen Ressourcen- und Know-how-Situation getrieben: Das Thema „IT-Infrastruktur“ kann aber zu jeder Zeit angegangen werden, da die Bereitstellung von Netzwerk, Hosting und Datenbanksystemen keine Kernkompetenz der eigenen IT mehr darstellen sollte. Die eigene IT sollte sich in Richtung Business-Enabling und Transformation entwickeln. Interessant ist auch der Ansatz, schrittweise Verantwortung abzugeben, d.h. zunächst das Rechenzentrum, dann die Betriebssysteme sowie Datenbanken und zum Schluss Applikations- und Prozessmanagement. Dadurch gewinnt das Unternehmen Zeit und Vertrauen, um die eigene Organisation auf die neuen Aufgaben auszurichten.

ITM: Wo liegt Ihrer Meinung nach die Grenze zwischen Outsourcing und Cloud Computing? Wie definieren Sie die beiden Bereiche?
Wagner: Die Grenzen zwischen Outsourcing und Cloud Computing liegen in der Vorlaufzeit bis zur Nutzung von IT-Services, der Flexibilität bei der Dauer der Nutzung und damit insbesondere in der Kostengestaltung. Cloud Computing sieht per Definition zunächst keine individuellen Lösungen oder Anpassungen vor. Dadurch können im Gegensatz zum klassischen Outsourcing neue Anwendungen und Dienste ohne tiefes IT-Wissen innerhalb von Minuten bereitgestellt und genutzt werden. Außerdem spricht man in der Regel von einem „richtigen“ Cloud-Angebot, wenn die Nutzung über das Internet erfolgt; das ist beim Outsourcing nicht unbedingt so. Beim Outsourcing ist die Vorlaufzeit aufgrund der Individualität deutlich länger und die Flexibilität bei der Nutzungsdauer davon abhängig, ob die Bereitstellung der einzelnen Services „on demand“ vereinbart wurde.

Die heute verfügbaren Cloud-Offerings adressieren in der Regel dedizierte Leistungen und bilden noch nicht die Gesamtheit einer IT-Landschaft für ein ganzes Unternehmen ab. Der Trend dorthin ist zwar bereits zu erkennen, es wird aber noch eine ganze Weile dauern, bis der Punkt erreicht ist.

ITM: Was sollte man klassisch outsourcen, was lässt sich besser in die Cloud legen?
Wagner: Unternehmen im Mittelstand haben zumeist bereits eine komplexe IT-Landschaft. Nicht jeder Prozess und jedes System lassen sich ohne weiteres in die Cloud verlagern. Hier ist der klassische Outsourcing-Weg nach wie vor die beste Lösung. Wenn es aber um Services wie Web Conferences, Customer Relationship Management, E-Mail und Collaboration geht, liefern Anbieter schon heute ausgereifte Lösungen aus der Public Cloud.

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(Fortsetzung)

Cloud Computing hat das Potential, die IT zu revolutionieren. Damit Unternehmen nicht in ihrem IT-Konzept stagnieren, empfehlen wir unseren Kunden, auf eine Hybrid Cloud zu setzen, eine Kombination aus Outsourcing/OnPremise und Cloud-Services. Dabei muss es ja auch nicht immer ein Public-Cloud-Angebot sein. Wer in erster Linie an den Vorteilen „schnelle Bereitstellung“ und „hoch automatisierter Betrieb“ interessiert ist, der kann seine IT-Landschaft auf Basis vergleichbarer Technologien um eine Private Cloud erweitern. Kostenvorteile durch große Skaleneffekte lassen sich so allerdings nicht heben.

ITM: Wie wird im klassischen Outsourcing und beim Cloud Computing die Sicherheit gewährleistet?
Wagner: Sowohl beim Outsourcing als auch beim Cloud Computing kommen virtualisierte Systeme zum Einsatz. Die modernen Virtualisierungsarchitekturen und -produkte sorgen dafür, dass alle Prozesse, Daten und Anwendungen nur der jeweiligen Kundenumgebung zur Verfügung stehen und keinem anderen. Das heißt, dass die Daten, sobald sie sich beim Provider befinden, als sicher gelten.

Anders sieht es bei der Übertragung der Daten beim Cloud Computing aus: Hier ist neben der verschlüsselten Übertragung der Daten anhand der geläufigen Standardtechnologien vor allem das Unternehmen selbst für eine sichere Anbindung an das Internet verantwortlich. Beim Outsourcing gehört dagegen im Regelfall eine sichere und verlässliche Verbindung vollumfänglich zum Aufgabenfeld des Outsourcing-Providers. In Bezug auf Identifizierung und Authentifizierung kommen in beiden Fällen in der Regel die gleichen Mechanismen zu Einsatz. Interessant ist auch hier, dass die aktuellen Entwicklungen zunehmend die technische Kopplung beider Welten und somit hybride Szenarien ermöglichen.

ITM: Inwiefern beeinflussen sich die beiden Optionen „klassisches Outsourcing“ und „Cloud Computing“ derzeit auf dem Markt?
Wagner: Anders, als auf dem ersten Blick zu erwarten, hilft der Cloud-Hype der Wahrnehmung des Outsourcings. Vielen Unternehmen war das Potential von Outsourcing zuvor nicht richtig bewusst. Das zeigte sich daran, dass erst das Cloud-Thema so manches mittelständische Unternehmen auf die Idee gebracht hat, die eigene IT zu entlasten, indem man Services aus der Wolke bezieht. Zurzeit lassen sich aber viele der erwünschten Leistungen nur über das klassische Outsourcing realisieren. Die Cloud verlangt standardisierte Prozesse und ein vereinheitlichtes Nutzungsverhalten, während klassisches Outsourcing besser für individualisierte und – zumindest noch auf absehbare Zeit – für geschäftskritische Prozesse bzw. Systeme geeignet ist.

Auch wenn die Cloud vieles technisch noch nicht zu leisten vermag, bringt sie nicht wenige Unternehmen dazu, ihre zum Teil veraltete IT zu überdenken, zu verändern und zu verbessern. Und das ist der entscheidende Punkt: kritisches Hinterfragen, ob IT für das eigene Unternehmen eine Kernkompetenz sein soll oder man sich an jemanden wendet, der IT als Kernkompetenz hat. Wir unterstützen unseren Kunden dabei, die Synergien aus beiden Welten zu heben und dadurch in ihren eigenen Kernkompetenzen noch erfolgreicher zu werden.

ITM: Falls ein Unternehmen sowohl gewisse Komponenten klassisch ausgelagert hat als auch auf die Cloud zurückgreift: Wie wird hier das Zusammenspiel der Systeme gewährleistet?
Wagner: Ein guter Outsourcing-Service-Provider sorgt für eine ideale Orchestrierung der klassisch ausgelagerten Komponenten mit denen in der Cloud bei der Konzipierung und Realisierung einer Hybrid Cloud. Ideal heißt in dem Fall nicht, dass das „Schema X“ angewendet wird, sondern meint eine maßgeschneiderte Lösung für das jeweilige Unternehmen, sodass ein perfektes Zusammenspiel der Systeme gewährleistet werden kann. Es werden unterschiedliche Schnittstellen für ein gutes Zusammenspiel benötigt. Es ist Aufgabe des Providers, diese zu identifizieren und umzusetzen.

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Ziel muss es sein, dass sich die heterogene IT-Landschaft dem Nutzer als ein zusammenhängendes, perfekt funktionierendes System eröffnet. Je besser die Landschaft orchestriert ist, desto homogener stellt sie sich den Anwendern dar und desto reibungsloser unterstützt sie die Prozesse. Das fängt bei der Kopplung von Directories an und hört bei der zentralen Job- und Prozesssteuerung auf. Die Standardisierung von Schnittstellen in diesem Umfeld kommt dabei zunehmend dem aktuellen Bedarf entgegen.

ITM: Welche Bedenken äußern Ihre Anwender am häufigsten bezüglich Outsourcing und wie räumen Sie diese aus?
Wagner: Da zunächst die Komplexität und damit die Kosten durch die Themen „Transition“ (Umzug und Übergang der Systeme) und ggf. „Transformation“ (zusätzliche Migrations- und Konsolidierungsprojekte) steigen, schrecken viele Unternehmen zurück. Hierbei muss jedoch berücksichtigt werden, dass viele Projekte auch ohne Outsourcing hätten durchgeführt werden müssen (zur Erneuerung). Ferner lassen sich diese Probleme umgehen, wenn anstelle eines Big Bangs die Themen sukzessive angegangen werden.

Ein weniger greifbares, aber ungleich wichtigeres Thema ist bei Unternehmen, die erstmals über Outsourcing nachdenken, die Frage der Abhängigkeit und dem ungewohnten Gefühl, nicht mehr den unmittelbaren Zugriff auf die eigene IT zu haben. Hierbei geht es im Wesentlichen um Vertrauen und Zuverlässigkeit und nur nachrangig um Verträge. Wir adressieren dieses Thema zum einen durch einen partnerschaftlichen Umgang miteinander auf Basis von hanseatischen Werten, zum anderen bringen wir die Entscheidungsträger unserer Kunden zusammen und fördern so den Austausch der Erfahrungen.

ITM: Wie groß ist der finanzielle, personelle und zeitliche Aufwand bei einem Outsourcing-Projekt?
Wagner: Für das Projekt zum Transfer der IT an den Outsourcing-Provider benennt das Unternehmen einen eigenen Projektleiter, idealerweise den aus der Reihe der Linienführungskräfte, der zu etwa 50 Prozent seiner Zeit für das Thema zu Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus sind Key-Player aus den beteiligten Gewerken erforderlich, die sich aus Mitarbeitern der Abteilungen rekrutieren; diese werden den größten Teil ihrer Arbeitszeit benötigt. Auf jeden Fall sollte es einen Executive Sponsor geben. Diese Rolle nimmt für gewöhnlich der CIO ein.

Die Kosten bei einer 1:1-Übertragung (Transition) sind im Vergleich zu einer Überführung in eine neue, aktualisierte und optimierte IT-Landschaft (Transformation) deutlich geringer. Oft werden beide Verfahren kombiniert: erst eine 1:1-Übetragung zur Übergabe der Verantwortung ohne zusätzliche Betriebsrisiken durch Veränderungen und danach die gezielte Transformation der Bereiche, bei denen eine Optimierung Sinn macht. Die Kosten und der Zeitaufwand sind dabei stark vom Volumen des Outsourcing-Vorhabens abhängig.

ITM: Wenn Ihre Anwender gewisse Komponenten ins eigene Unternehmen zurückholen möchten (Stichwort: Backsourcing), wäre dies Ihrerseits ohne weiteres möglich oder ist ein Backsourcing mit Hindernissen verbunden?
Wagner: Prinzipiell gilt, je höher der Standardisierungs- und Virtualisierungsgrad, desto einfacher ist das Backsourcing. Daher kann man davon ausgehen, dass es im Zuge der fortlaufenden Virtualisierung immer leichter wird. Aber auch ohne Virtualisierung ist es natürlich jederzeit möglich, Teile zurück in den eigenen Betrieb zu überführen. Sowohl ein Outsourcing-Verhältnis als auch die Nutzung eines Cloud-Offerings sollten so angelegt sein, dass Systeme und Services ohne größere Hürden ins Haus zurückgeholt oder an einen anderen Provider weitergegeben werden kann.

ITM: Was müssen mittelständische Unternehmen beim Backsourcing generell beachten?
Wagner: Sie sollten sich folgende Frage stellen: Macht ein Backsourcing wirklich Sinn? Denn auch dann, wenn der Eigenbetrieb auf den ersten Blick günstiger erscheint, gibt es zahlreiche Kosten, die nicht direkt zugeordnet werden können – aufgrund der höheren internen Komplexität, u.a. IT-Einkauf, Logistik, Helpdesk und Herstellergespräche. Darüber hinaus sind direkte Auswirkungen zu berücksichtigen, die sich durch das Herauslösen aus den Shared Services des Providers ergeben, z.B. Monitoring, Patch- und Jobmanagement und Security Management. Letztlich gelten bei den Überlegungen zum Backsourcing die gleichen Fragen wie in die andere Richtung: Erfolgt die Übernahme 1:1 oder wird die Landschaft dabei erneuert? Können und sollen die bisher vertraglich zugesagten Service Level Agreements auch intern gehalten werden?

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