Reisen (abrechnen) verursacht auch Kosten

Die Durchführung von Geschäftsreisen zählt nach wie vor zu den wichtigen operativen Tätigkeiten in Unternehmen. Würde man das Verfahren der betrieblich veranlassten Mobilität optimieren, könnten erhebliche Synergiereserven auf unterschiedlichen Prozessebenen genutzt und massiv Kosten reduziert werden.

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Laut aktuellster Geschäftsreiseanalyse des ­Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) unternahmen Mitarbeiter deutscher Unternehmen 2008 über 160 Mio. Geschäftsreisen, die insgesamt knapp 47 Mrd. Euro kosteten. Alleine der Verwaltungsaufwand für Organisation und Abrechnung der Dienstreisen liegt bei 4,6 Prozent der Gesamtreisekosten, was ca. 2,2 Mrd. Euro entspricht. Dabei beträgt der Arbeitsaufwand zur Abrechnung der Reisen fast 50 Prozent des gesamten zeitlichen Aufwands in Reisemanagement/Buchhaltung. Laut European-Expense-Management-Studie lassen sich die Aufwände alleine im Reisekostenabrechnungsprozess durch optimale Verfahrensweisen um etwa 25 Euro pro 1.000 Euro Reisekosten bzw. um 54 Prozent Abrechnungskosten senken.

85 Prozent aller mittelständischen Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern und selbst weniger als der Hälfte der Firmen mit bis zu 1.500 Mitarbeitern setzen allerdings keine Reisekostensoftware ein, sondern führen die Abrechnung manuell durch, in der Regel mit Excel. Dabei geht es um fast 400.000 Betriebe mit knapp 20 Mio. Mitarbeitern, also etwa die Hälfte aller in Deutschland Beschäftigten.
Doch um die Verantwortlichen in einem mittelständischen Betrieb dazu zu bringen, sich nach einer entsprechenden Software umzusehen, muss sie neben einer Kosten/Nutzenabwägung weitere Kriterien erfüllen. Vor allem muss sie einfach zu bedienen sein.  Installation und Implementierung dürfen keine großen Budgets verschlingen und interne Ressourcen dürfen für die Implementierung nicht oder nicht lange blockiert werden.

Bei Mittelständlern bisher kaum im Einsatz

Lohnend könnte gerade für Mittelständler der Einsatz von Lösungen sein, die als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bezogen werden. Dabei sind nicht nur die Möglichkeiten jedes Mitarbeiters interessant, seine Reisekostenabrechnung (oder, je nach Software, andere Tätigkeiten) selbst von jedem beliebigen Ort aus mit Benutzer-ID und -kennwort über einen Browserzugang durchführen zu können. Vor allem vereinfachen die integrierten Workflows die meist lästige Abrechnung erheblich. Gleichzeitig übernimmt der Mitarbeiter durch den selbständigen Umgang mit seiner Abrechnung mehr Verantwortung. Der positive Nebeneffekt: In der Buchhaltung werden Ressourcen frei, denn dort trägt man ansonsten fast 45 Prozent der Hauptlast der Reisekostenabrechnung.

 

Ein weiterer Aspekt, der ebenfalls insbesondere im Mittelstand für die Nutzung einer SaaS-Lösung spricht, wiegt noch schwerer: Eine SaaS-Applikation muss nicht im Haus installiert werden, es sind also weder IT-Kapazitäten noch IT-Know-how für den Betrieb der Anwendung erforderlich. Eine Anbindung an bestehende Software wie Finanz- oder Lohnbuchhaltung ist in der Regel einfach. Die nutzungsabhängige Berechnung der Kosten bindet darüber hinaus nicht unnötig größeres Kapital, das beispielsweise bei der Implementierung und Nutzung einer typischen Client-Server-Applikation entstehen würde. Und die lästigen Flaschenhälse durch Server-Downzeiten bei Updates und Upgrades entfallen bei SaaS ebenfalls.

Beispiel einer Hamburger Reederei

Weil das Arbeiten mit Excel zu aufwendig wurde, suchte man bei der in Hamburg ansässigen Container Reederei China Shipping Agency (Germany) GmbH zunächst nach einem  zuverlässigen und skalierbaren Werkzeug für die Urlaubsplanung. Nach Evaluierung der zur Verfügung stehenden Alternativen entschied man sich für die Lösung HRworks, die das gleichnamige Freiburger Unternehmen bereits seit den 90er Jahren als SaaS-Lösung anbietet. „Damals wie heute“, so China Shipping IT-Leiter André Lange, „war ein wichtiges Kriterium, dass wir das Hosting der Lösung nicht im Haus haben wollten, um nicht unnötig Ressourcen zu binden.“
Weil die Urlaubsplanung über die Software funktionierte, folgte bei China Shipping rasch auch die Erledigung der gesamten Reisekostenabrechnung für 80 Mitarbeiter, für die sich HRworks ebenfalls eignet. „Demnächst sollen weitere 30 Mitarbeiter in der Holding hinzukommen“, so André Lange. „Gut bei diesem System ist“, ergänzt er, „dass wir damit gleichzeitig auch alle Personalstammdaten und die Kostenstellen verwalten können. Früher waren Reisekostenabrechnungen immer ein riesiger Aufwand. Heute führen die Mitarbeiter ihre Abrechnung über die Portalfunktion selbst am PC zuhause durch. Für die Übergabe der Stammdaten ins System mussten einmalig alle Daten in Form einer Excelliste an das System übergeben werden. Für die Anpassung an unsere Navision-Fibu existiert eine entsprechende Schnittstelle.“ Hinzu kommt, dass alle gesetzlichen Bestimmungen stets aktuell zur Verfügung stehen. Lange ergänzt: „Das ist praktisch, weil bei Auslandsreisen immer die jeweils gültigen Spesensätze und die entsprechenden Umrechnungskurse tagesaktuell hinterlegt sein müssen.“ Mittelfristig plant man  zusätzlich den Einsatz der Arbeitsmittelverwaltung, die das Programm ebenfalls bietet und die im Preis inbegriffen ist. 

 

Die Einführung einer SaaS-Reisekostenlösung ist sinnvoll?…

• …wenn noch keine entsprechende Lösung im Haus existiert
• …wenn die IT-Strategie es erlaubt
• …wenn kein spezifisches Fachwissen zum Betrieb der Lösung aufgebaut werden soll
• …wenn knappe personelle IT-Kapazitäten vorhanden sind
• …wenn eine hohe Kostenflexibilität gewünscht/erforderlich ist
• …wenn die vorhandene Lösung nicht skalierbar ist
• …wenn die vorhandene Lösung Medienbrüche aufweist

 

Bildquelle: China Shipping

 

 

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