02.06.2014
Unified Communications
Von: Siegfried Dannehl

Telekommunikation: Interview mit Martin Bauer, Rosenthal

VoIP-Telefone im Einsatz

Integrierte unternehmensweite Kommunikationskonzepte werden zunehmend zu einem Erfolgsfaktor bei der Sicherung der globalen Wettbewerbsfähigkeit. So tragen sie bei dem Porzellanhersteller Rosenthal nicht nur dazu bei, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, sie verbessern auch die Servicequalität im Dialog mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Im Titelinterview erklärt Martin Bauer, Direktor Finanzen & IT bei der Rosenthal GmbH, warum das mittelständische Unternehmen VoIP-basierte und über lizenzfreie Open-Source-Software gesteuerte Telefonanlagen einsetzt.


„Wichtig war uns eine Einbettung der TK-Anlage in das bestehende Netzwerk“, meint Martin Bauer, Direktor Finanzen & IT bei der Rosenthal GmbH.

„Wir wollen die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse vorantreiben“, erklärt Martin Bauer.

Beim Porzellan- und Glashersteller Rosenthal geht es um Qualität und Design rund um den gedeckten Tisch.

Martin Bauer unterstreicht: „Wir beobachten den Cloud-Markt sehr aufmerksam.“

Der Wille zur Innovation und die intensive Zusammenarbeit mit den besten internationalen Designern, Architekten, Künstlern, Handwerkern sowie mit prominenten Persönlichkeiten sind seit 135 Jahren Grundpfeiler der Rosenthal-Unternehmensphilosophie. Eine Denkweise, die sich seit einigen Jahren auch in der Aufgeschlossenheit gegenüber neuen IT- und Telekommunikationstechnologien widerspiegelt.

Seit der Übernahme des renommierten Porzellanherstellers durch die italienische Sambonet-Paderno-Gruppe im Jahr 2009 profitiert Rosenthal nicht nur von vielfältigen geschäftlichen Synergien mit den Schwesterunternehmen, sondern auch von deren Erfahrungen bei der Umsetzung und Nutzung moderner TK-Konzepte. Im Jahr 2012 wurden die bis dato an den Rosenthal-Standorten vorhandenen traditionellen Telefonanlagen durch zwei VoIP-basierte (Voice over IP) und über lizenzfreie Open-Source-Software gesteuerte TK-Anlagen ersetzt. IT-Mittelstand sprach mit Martin Bauer, Direktor Finanzen & IT bei der Rosenthal GmbH, über Leistungsumfang und Flexibilität moderner TK-Einrichtungen und über das damit realisierbare erhebliche Einsparpotential.

ITM: Herr Bauer, Tradition und Innovation sind Begriffe, die sich nicht immer und ohne weiteres vereinbaren lassen. Welchen Stellenwert hat der Einsatz moderner digitaler IT- und Kommunikationstechnologien für Ihr Unternehmen?
Martin Bauer:
Rosenthal steht zunächst einmal für höchste Qualität und Design rund um den gedeckten Tisch. Um diesen Standard dauerhaft zu halten, genügt es bei weitem nicht, sich ausschließlich auf den Produktionsprozess zu konzentrieren. Vielmehr gilt es, sich nach außen zu öffnen, die eigenen Horizonte zu erweitern, neue Einflüsse aufzunehmen und Dialoge über die Fachgrenzen hinweg anzustoßen. Nicht nur die Erwartungshaltung einer neuen Generation informationstechnisch-affiner Kunden, auch die Notwendigkeit, im globalen Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben, bedingt den gezielten Einsatz intelligenter IT- und Kommunikationssysteme.

ITM: Können Sie uns einen Überblick geben, wie Ihre IT technologisch und personell organisiert ist?
Bauer:
Mit insgesamt sechs IT-Mitarbeitern betreuen wir in Deutschland etwa 300 Clients. Die Basis unserer IT-Infrastruktur ist ein Metrocluster, sprich wir betreiben zwei räumlich getrennte, gespiegelte Rechenzentren, die ein redundantes System mit extrem hoher Ausfallsicherheit bilden. Die Serverplattform ist mittels VMware komplett virtualisiert und beinhaltet aktuell etwa 45 virtuelle Maschinen. Die Datenspeicherung erfolgt auf modernen Speichersystemen von Netapp.

Führende Anwendung ist ein SAP-System, welches wir – um die Verfügbarkeit von 365x24 zu gewährleisten – an einen spezialisierten, externen Hosting-Anbieter ausgelagert haben. Die Anwenderbetreuung liegt dabei allerdings in unseren Händen. Ein weiterer, wichtiger Baustein unserer IT stellt eine Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) von Saperion dar. Dieses  System dient sowohl der strukturierten Informationsablage  als auch zur Steuerung von Bearbeitungsprozessen über digitale Workflows.

ITM: Welche Philosophie verfolgen Sie beim Betrieb Ihrer IT-Plattform?
Bauer:
Vor der Übernahme des Unternehmens durch die Sambonet-Paderno-Gruppe im Jahre 2009 betrieben wir ein umfangreiches IT-Outsourcing bei einem namhaften deutschen Dienstleister. Die Verträge mit diesem Dienstleister wurden jedoch gekündigt.

Danach wurde in den vergangenen vier Jahren nicht nur die Serverlandschaft virtualisiert, sondern auch das gesamte Netzwerk modernisiert. Zudem haben wir erst kürzlich unsere Netapp-Speichersysteme auf den neuesten Stand gebracht. Wir gehen davon aus, dass wir aufgrund dieser Investitionen zumindest für die kommenden drei Jahre über eine sichere und leistungsfähige IT-Plattform verfügen. Bei separaten Wartungs- und Serviceverträgen setzen wir generell auf kurze, im Normalfall einjährige Laufzeiten. Unser Ziel ist eine hohe Flexibilität, verbunden mit der Möglichkeit, durch jährliche Neuverhandlungen von günstiger werdenden Konditionen zu profitieren. Heute liegen die IT-Betriebskosten bei besserer Leistung und höherer Funktionalität bei gerade einmal 25 Prozent der damaligen Outsourcing-Kosten.

Dennoch beobachten wir die Entwicklung des Cloud-Marktes sehr aufmerksam. Bei attraktiven Rahmenbedingungen wollen wir uns auch die Option offen halten, nach dem genannten Dreijahreszeitraum den IT-Betrieb komplett oder teilweise erneut an einen geeigneten Outsourcing-Dienstleister auszulagern.

ITM: Welchen Raum nimmt die IT in den wirtschaftlich-strategischen Entscheidungen des Unternehmens ein, und auf welcher Managementebene werden IT-Entscheidungen getroffen?
Bauer:
Im Marktsegment der Konsumgüterprodukte unterliegen wir weltweit einem harten Wettbewerb durch europäische, vor allem aber asiatische Anbieter. Obwohl sich dadurch für Rosenthal gleichzeitig neue Wachstumsmärkte – hauptsächlich in Asien, aber auch in den USA und Indien – abzeichnen, ist abteilungsübergreifend strenge Kostenkontrolle das Gebot der Stunde. Von daher werden IT-Investitionen, die einen bestimmten Kostenrahmen überschreiten und von strategischer Bedeutung sind, auf Geschäftsführungsebene diskutiert und abgestimmt. Bei relevanten IT-Investitionsentscheidungen wird zudem die Expertise des italienischen Schwesterunternehmens eingeholt.

ITM: Was hat Sie dazu veranlasst, Anfang 2012 nach der klassischen IT-Infrastruktur auch Ihr TK-System auf den Prüfstand zu stellen?
Bauer:
Bis dato hatten wir drei relativ alte, „klassische“ Telefonanlagen im Betrieb. Die Bereitstellungs-  auch Verbindungskosten für jegliche Art von Gesprächen erwiesen sich bei genauerem Hinsehen als nicht unerheblicher Kostenfaktor. Auf der Suche nach Sparpotentialen erhielten wir von unserem Schwesterunternehmen Sambonet den Tipp, über ein modernes Kommunikationskonzept auf Basis von VoIP nachzudenken. Sambonet hatte ein derartiges System auf Basis der lizenzfreien Open-Source-Plattform „Asterisk“ bereits seit längerer Zeit mit ausgesprochen positiven Erfahrungen im Einsatz.

ITM: Wie sind Sie an dieses Projekt herangegangen?
Bauer:
Wir haben gezielt nach einem deutschen Systemhaus gesucht, das bereits über Erfahrungen mit Asterisk verfügt und sind auf den Fuldaer TK- und Netzwerkspezialisten Nethinks gestoßen. Nach Aufnahme der Rahmenbedingungen, sprich der Analyse der vorhandenen IT-Infrastruktur und unsere konkreten Vorstellungen von der gewünschten Standortvernetzung, wurde uns schnell ein detaillierter Projektplan vorgelegt, den wir mit minimalen Veränderungen akzeptiert haben. Wichtig war uns eine Einbettung der TK-Anlage in das bestehende Netzwerk. Das Kommunikationssystem sollte nicht als separate Appliance, sondern als virtuelle Maschine unter VMware betrieben werden. Obwohl die Projektleitung in den Händen von Nethinks lag, war es uns wichtig, dass einige unserer Mitarbeit in das Projektteam integriert werden. Denn damit können wir entsprechendes Fachwissen aufbauen und sind zu jeder Zeit über den Projektstatus informiert.

ITM: Wie sah das neue Kommunikationskonzept konkret aus?
Bauer:
Die ITK-Vernetzung der drei Rosenthal-Standorte erfolgte über eine virtuelle TK-Anlage am Standort Selb sowie eine physikalische TK-Anlage am Standort Speichersdorf. Die Installation in unserer Unternehmenszentrale in Selb steuert gleichzeitig die Telekommunikation im nahe gelegenen Produktionsstandort Rothbühl. Alle Standorte inklusive des Standortes der Schwesterfirma Sambonet in Italien wurden ohne Probleme und weitere Investitionskosten miteinander gekoppelt. Gespräche sind jetzt über Kurzwahlen völlig kostenfrei möglich.

Ein wichtiger Vorteil der TK-Anlage, die auf dem lizenzfreien Open-Source-Programm Asterisk basiert, ist der unlimitierte Einsatz von Endgeräten. Mit Voice over IP wurde ein Trend aufgenommen, der unseres Erachtens zunehmend an Bedeutung gewinnt: Die Telefonie über das IP-Netz und der Datenaustausch erfolgt über die gleichen Datenleitungen. Dies gewährleistet einen reibungslosen internen sowie externen Kommunikationsaustausch. Auch an die Verknüpfung zwischen Telefonie und der eingesetzten Groupware wurde gedacht: Phonesuit arbeitet zu 100 Prozent mit Asterisk zusammen und ermöglicht beispielsweise aus Outlook heraus die Rufnummernanwahl. Der gesamte Bildschirm am Arbeitsplatz wird zum Display des Telefons. Eingehende Anrufe werden dem Mitarbeiter direkt am Bildschirm dargestellt. Der CTI-Client für die Telefonzentrale sorgt für einen schnellen und unkomplizierten Überblick über die Erreichbarkeit aller Nebenstellen. Desweiteren wurde eine Kopplung zwischen dem ERP-System von SAP und der TK-Anlage durchgeführt. Mit dieser Verbindung können per Mausklick Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen über die ERP-Benutzeroberfläche als Fax direkt an den Kunden bzw. den Interessenten versendet werden.

ITM: Im Rahmen des Projektes wurden die Rosenthal-Mitarbeiter auch mit modernen Endgeräten ausgestattet.
Bauer:
Das ist richtig. In einem zweiten Projektschritt wurden an ca. 400 Arbeitsplätzen moderne, IP-fähige Tischtelefonen installiert. Nach Begutachtung der Apparate verschiedener Anbieter haben wir uns aufgrund vieler Kriterien für Produkte von Snom Technology entschieden. Sie bieten ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und verfügen über eine Reihe innovativer Funktionen, wie beispielsweise der Clear-Voice-Technologie für beste Sprachqualität. Sie sind VLAN-fähig, das bedeutet, das Telefonnetz kann getrennt vom restlichen LAN – bei Bedarf auch mit höherer Priorität – betrieben werden. Zudem verfügen die Telefone über einen eingebauten Switch, sodass PC und Telefon an einem Ethernet-Port angeschlossen werden können.

Was uns darüber hinaus überzeugte, war das intuitiv zu bedienende Tastenlayout, die dieses in Deutschland entwickelte Produkt von vergleichbaren amerikanischen Produkten unterscheidet. Die notwendige Einweisung der Mitarbeiter reduzierte sich dadurch auf wenige Minuten, gleichzeitig erzielten wir dadurch eine hohe Mitarbeiterakzeptanz.

ITM: Wurde vor dem Start des Kommunikationsprojektes eine Return-on-Invest-Kalkulation (ROI) durchgeführt, und falls ja, haben sich die Erwartungen erfüllt?
Bauer:
Nach einer detaillierten Analyse sowohl der Investitionskosten als auch der möglichen Einsparpotentiale haben wir einen Amortisationszeitraum von 14 Monaten errechnet. Ein Wert, der im späteren Betrieb auch tatsächlich realisiert wurde. Die Tatsache, dass durch den Einsatz von Asterisk im Gegensatz zu klassischen Telefonanlagen keine laufenden Lizenzgebühren anfallen, reduziert die Betriebskosten – überspitzt gesagt – auf den Energieverbrauch des Servers. Auch integrierte Features wie eine LCR-Funktion (Least Cost Routing), die unabhängig vom Telefonanbieter anhand vordefinierter Regeln die günstigsten Telefontarife auswählt, tragen dazu bei, dass die monatlichen Betriebskosten der Telefonanlage gerade einmal zehn Prozent der bisherigen Kosten betragen. Diese Kosten beinhalten dabei auch die Administration der TK-Anlage, die per Fernüberwachung von Nethinks durchgeführt wird.

ITM: Im Zusammenhang mit moderner Kommunikation ist heute immer häufiger von Unified Communications & Collaboration (UCC) die Rede. Neben Sprachdiensten beinhaltet dieser Begriff auch Videotelefonie, Chat-Funktionen oder das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Welche Bedeutung haben diese Funktionalitäten für Ihr Unternehmen?
Bauer:
Unter unseren Mitarbeiten gibt es eine Handvoll Skype-Nutzer. Darüber hinaus wurden für einige wenige leitende Angestellte Endgeräte mit integrierter Videofunktionalität implementiert. Generell ist diese Option für uns zum jetzigen Zeitpunkt von untergeordneter Bedeutung. Ähnlich verhält es sich mit Chat-Funktionen, die von Asterisk, vergleichbar der Videotelefonie, unterstützt, von uns aktuell allerdings nicht genutzt werden.

Hinsichtlich der „Collaboration“ setzen wir auf die angesprochene ECM-Lösung von Saperion. Mithilfe digitaler Workflows steuern wir nicht nur die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen, sondern auch die vielfältigen Freigabeschritte rund um die Einführung der jährlich ca. 900 neuen Rosenthal-Artikel. Ein Workflow-Administrator kontrolliert und koordiniert die Bearbeitungsprozesse. Mit einer elektronischen Kundenakte, deren Einführung wir noch im Laufe dieses Jahres planen, werden wir die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse weiter vorantreiben und uns der Idealvorstellung eines papierlosen Büros  noch weiter annähern.

ITM: Bei welchen zukünftigen Entwicklungsschritten Ihres Unternehmens können moderne IT- und TK-Technologien möglicherweise eine wichtige Rolle spielen?
Bauer:
Unser deutschlandweiter eigener Einzelhandel wurde bereits mit DSL-Anschlüssen ausgerüstet und ist, sowohl was die Sprach- als auch die Datenkommunikation betrifft, komplett in unser TK- und IT-Netz integriert. Um den sich verändernden Marktbedingungen und den Anforderungen einer anspruchsvollen, jungen Kundenklientel gerecht zu werden, haben unsere Marketingexperten neue Shopkonzepte entwickelt. In Berlin und München wurden bereits erste neu gestaltete Geschäfte in prominenter Lage eröffnet. Auch die Einbindung moderner Kommunikationskonzepte trägt einen Anteil dazu bei, die Kunden auf innovative und zeitgemäße Art anzusprechen.


Martin Bauer

  • Alter: 53 Jahre
  • Familienstand: ledig
  • Beruflicher Werdegang: Abitur, zwölf Jahre Dienst bei der Bundeswehr, dort Studium der Wirtschafts- und Organisationswissenschaften
  • Aktuelle Position: Leiter Finanzen & IT bei Rosenthal
  • Hobbys: Sport, Reisen, Kochen

 

Das Unternehmen Rosenthal GmbH
 „Tradition gepaart mit Avantgarde“ – diese Definition kennzeichnet das 1879 in Oberfranken als Porzellanmalerei Philipp Rosenthal & Co. gegründete Unternehmen. Heute zählt Rosenthal mit seinen hochwertigen Porzellan- und Glasprodukten zu einem der international führenden Anbieter für zeitgemäßes, innovatives Design in den Bereichen „Gedeckter Tisch“, „Einrichtung“ und „Geschenk-accessoires“. Zu den Käufern zählen neben Privatkunden, namhafte Hotel- und Gastronomiebetriebe, aber auch Reedereien und Fluggesellschaften, für die teilweise eigene Modellserien entwickelt werden.

Die Rosenthal GmbH ist ein eigenständiges Unternehmen innerhalb der italienischen Sambonet-Paderno-Gruppe und bietet seine Erzeugnisse aktuell in 105 Ländern an.

  • Branche: Porzellan- und Glasherstellung
  • Standorte: Selb, Rothbühl, Speichersdorf
  • Mitarbeiter: rund 900

www.rosenthal.de


Aktuelle Ausgabe

Titelinterview: IT-Outsourcing
mit Marc Neuschl und Thorsten Weber, Deutsche See GmbH

Kostenvergleich von Cloud-Lösungen
Was kosten Cloud-Services?

CRM-Software
Customer Experience Management für den Mittelstand

Neue Wege des Arbeitens

Windows 8
Mit mehr Sicherheit besser - und flexibler

Das neue Office
Immer und überall produktiv

Internet Explorer
Der Webbrowser rückt in den Fokus

Interview mit Marc Neuschl, IT-Verantwortlicher bei der Fischmanufaktur Deutsche See, und IT-Projektleiter Thorsten Weber

Im Gespräch mit IT-MITTELSTAND erläutern Marc Neuschl, IT-Verantwortlicher bei der Fischmanufaktur Deutsche See, und IT-Projektleiter Thorsten Weber, warum man bereits seit über zwölf Jahren auf IT-Outsourcing setzt und mit welchem Aufwand im vergangenen Jahr der Wechsel vom alten zum neuen Servicepartner verbunden war...mehr lesen »

IT Mittelstand Newsletter
Cloud Computing: Was kosten Cloud-Services?

Günstige und flexible Services aus der Cloud für standardisierte IT-Prozesse sind verlockend. Mittelständische Unternehmen sollten potentielle Cloud-Lösungen allerdings genau kalkulieren und Preise vergleichen...mehr lesen »